You are here

Thành lập văn phòng đại diện

Thành lập một văn phòng đại diện là hoạt động hiện nay các công ty thực hiện rất nhiều, ngày một tăng lên nhanh chóng bởi Việt Nam đang là một quốc gia thu hút rất nhiều vốn đầu tư nước ngoài, các tập đoàn đa quốc gia xuất hiện ngày càng nhiều. Vậy khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, quý công ty cần lưu ý những thông tin gì? Thủ tục hồ sơ ra sao? Tại bài viết này Việt Luật mong rằng có thể định nghĩa cũng như giải thích nhiều hơn về văn phòng đại diện và trình bày về hồ sơ, thủ tục thực hiện khi thành lập văn phòng đại diện.

thanh-lap-van-phong-dai-dien-cong-ty

1. Văn phòng đại diện và chi nhánh công ty có gì khác nhau?

1.1. Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty, có nhiệm vụ đại diện công ty theo ủy quyền cho lợi ích của công ty và bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện và hoạt động của doanh nghiệp phải tương tự nhau.
– Về hoạt động kinh doanh: VPĐD được lập ra với chức năng là liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ để công ty tiếp cận với thị trường rộng hơn và các đối tác mới. VPĐD được phép thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại (quảng cáo xúc tiến sản phẩm), nhưng không được phép thực hiện các hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp.
– Về thẩm quyền: Đối với việc ký kết hợp đồng, văn phòng đại diện phải được sự ủy quyền từ phía công ty và đóng dấu công ty, văn phòng đại diện được phép tự nhân danh ký kết hợp đồng riêng.
– Về tài chính: Công ty sẽ chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của VPĐD. Việc hạch toán của văn phòng đại diện sẽ phụ thuộc vào công ty.
Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu sâu hơn về nội dung này tại đây: Văn phòng đại diện là gì? Đặc điểm cơ bản của văn phòng đại diện

1.2. Chi nhánh công ty là gì?

Chi nhánh (CN) là đơn vị phụ thuộc của công ty, thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng hoạt động của công ty, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh và ngành nghề kinh doanh của công ty là như nhau. Chi nhánh công ty sẽ có quyền ký các hợp đồng kinh tế riêng biệt nhân danh chi nhánh, đóng dấu chi nhánh.
– Về hoạt động kinh doanh, CN được thực hiện các hoạt động có mục đích sinh lời trong phạm vi những ngành, nghề của công ty nhưng không phải bất cứ ngành, nghề nào của công ty chi nhánh cũng được phép hoạt động. CN có thể thực hiện một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh sinh lợi nhuận trực tiếp.
– Về thẩm quyền đại diện: Giám đốc CN công ty không đương nhiên có quyền đại diện cho chi nhánh, mà chỉ khi có sự ủy quyền từ đại diện pháp luật của công ty thì giám đốc CN mới có quyền này. Đại diện pháp luật của doanh nghiệp có quyền điều hành toàn bộ vấn đề liên quan đến chi nhánh, kể cả vấn đề đại diện của chi nhánh.
– Về tài chính: CN không độc lập về tài chính đối với công ty, công ty chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của chi nhánh mình. Chi nhánh có thể hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc tùy vào quyết định của công ty lúc thành lập.
Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu sâu hơn về nội dung này tại đây: Chi nhánh công ty là gì? Toàn bộ nội dung về chi nhánh công ty

1.3. Điểm giống và khác nhau giữa văn phòng đại diện và chi nhánh

Điểm giống nhau: Văn phòng đại diện và chi nhánh đều là đơn vị phụ thuộc của công ty, có thể được thành lập cùng tỉnh, khác tỉnh hoặc tại nước ngoài. Cả hai loại hình đều hoạt động dựa trên sự nhân danh công ty và được sự ủy quyền của công ty. Những giao dịch phát sinh từ VPĐD hay CN đều quy trách nhiệm về công ty
Điểm khác nhau: Đối với Chi nhánh, chi nhánh có quyền ký các hợp đồng kinh tế mà nhân danh chi nhánh đồng thời đóng dấu chi nhánh. Còn đối với VPĐD sẽ không được thực hiện các nghiệp vụ như sản xuất, kinh doanh như công ty mẹ.

1.4. Nên thành lập văn phòng đại diện công ty hay chi nhánh công ty?

- Thành lập văn phòng đại diện phù hợp hơn với những công ty có nhu cầu thành lập một địa chỉ hợp pháp cho một người đại diện nhằm mục đích thuận tiện hơn trong việc giao dịch tại địa phương khác với địa chỉ chính của công ty. Các hoạt động như kê khai thuế,phát hành hoá đơn vẫn kê khai và báo cáo ở trụ sở chính của công ty. Do đó, nếu quý công ty chỉ cần có một địa chỉ hợp pháp để tiện giao dịch với các đối tác tại cùng địa bàn mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh, thì nên thành lập văn phòng đại diện
- Thành lập chi nhánh phù hợp với việc công ty mong muốn mở rộng phạm vi kinh doanh. Chi nhánh đã bao gồm cả chức năng của văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh (có nghĩa chi nhánh thực hiện cả chức năng kinh doanh và đại diện theo ủy quyền của công ty). Nếu trường hợp công ty muốn mở rộng kinh doanh sang các địa chỉ khác thì nên lựa chọn loại hình thành lập chi nhánh hơn là văn phòng đại diện.

2. Chức năng hoạt động của văn phòng đại diện công ty 

- Nội dung hoạt động của VPĐD là đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của công ty theo uỷ quyền từ phía công ty và bảo vệ các quyền và lợi ích đó. VPĐD lập ra với chức năng của một văn phòng liên lạc và thực hiện các hoạt động hỗ trợ công ty tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Vì VPĐD không được thực hiện các hoạt động sinh lời hay ký các hợp đồng riêng biệt với công ty. Vậy nên khi công ty muốn thành lập đơn vị phụ thuộc với chức năng hỗ trợ công ty tiếp cận với khách hàng và đối tác mà không thực hiện chức năng kinh doanh, công ty có thể thành lập văn phòng đại diện để tránh việc các nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp.
Đối với các ngành nghề dịch vụ ví dụ như: du lịch, xây dựng, tư vấn,….thì hình thức thành lập văn phòng đại diện sẽ phù hợp hơn. Hợp đồng ký kết với VPĐD sẽ nhân danh công ty, vậy nên khi thảo luận để ký kết hợp đồng với VPĐD, bên đối tác có thể yêu cầu văn bản ủy quyền từ phí công ty cho VPĐD. Điều này có thể tránh các phát sinh tranh chấp gây thiệt hại về tài chính cũng như uy tín của các bên.

3. Thủ tục, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện 

3.1. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty
Để thành lập văn phòng đại diện, công ty cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ bao gồm: 
• Thông báo đăng ký thành lập văn phòng đại diện của công ty;
• Biên bản họp của HĐ thành viên/HĐ cổ đông công ty về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Quyết định của chủ sở hữu công ty/quyết định của chủ tịch HĐTV/chủ tịch ĐHĐCĐ về việc thành lập văn phòng;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện trường hợp người đứng đầu VPĐD không đồng thời là người đại diện pháp luật hoặc cổ đông, thành viên hay chủ sở hữu công ty. 
• Bản sao Thẻ CCCD, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc các giấy tờ có thể chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty hợp lệ
• Văn bản ủy quyền cho Việt Luật thực hiện thủ tục
3.2. Thời gian Thành lập văn phòng đại diện công ty
– Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD thì sẽ có thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ nếu có.
– Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện sẽ gửi thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính và gửi thông tin đăng ký hoạt động của VPĐD cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê trong thời hạn 05 ngày kể từ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện được cấp;

4. Lưu ý sau khi thành lập văn phòng đại diện

4.1. Các thủ tục thuế của Văn phòng đại diện
  • Thứ nhất, lưu ý về quy định nộp thuế môn bài của văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
  • Kể từ ngày 1/1/2017, Văn phòng đại diện phải đóng thuế môn bài. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày VPĐD có ĐKKD phải kê khai và nộp thuế môn bài.
  • Theo công văn 1200/BTC-TCT, hướng dẫn về chính sách thuế của văn phòng đại diện quy định văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động như đại diện, tiếp thị, tìm hiểu thị trường và không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải đóng thuế môn bài.
  • Thứ hai, lưu ý về thuế thu nhập cá nhân đối với nhân sự của văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện phải khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với những phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên tại VPĐD theo quy định tại Điều 24, Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính.
  • Thứ ba, về việc sử dụng và phát hành hóa đơn tại VPĐD
  • Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh vì thế không có thu nhập từ bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ từ đó không phải phát hành và sử dụng hóa đơn. Văn phòng đại diện phải làm và nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng, hàng quý đối với những sắc thuế văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc nộp thay; các sắc thuế không phát sinh văn phòng đại diện sẽ không phải nộp hồ sơ khai thuế.
  • Thứ tư, treo biển tại trụ sở của văn phòng đại diện: Biển hiệu của văn phòng đại diện sẽ có tên, địa chỉ, số điện thoại, công ty mẹ. Sau khi được cấp giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện quý công ty cần nhanh chóng làm biển và treo tại trụ sở. Tránh tình trạng bị xử phạt hành chính khi bị kiểm tra.
  • Thứ năm đối với những thay đổi Văn phòng đại diện. Khi có những thay đổi có liên quan đến nội dung hoạt động hay nội dung thể hiện trên ĐKKD của Văn phòng Đại diện thì cần phải làm thủ tục thay đổi.
Xem thêm các nội dung tại Việt Luật

5. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Luật và các dịch vụ pháp lý doanh nghiệp khác

Với mục tiêu “mang lại lợi ích lớn nhất cho khách hàng”, Việt Luật luôn cố gắng hết mình để có thể làm hài lòng mọi khách hàng khi sử dụng dịch vụ tại Việt Luật. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực pháp luật doanh nghiệp, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của quý công ty sẽ được soạn chính xác nhất để tăng khả năng đăng ký thành công, tiết kiệm công sức cũng như thời gian của quý công ty. 
Khi quý công ty cần đến sự hướng dẫn về thủ tục thành lập Văn phòng đại diện hay các thủ tục pháp lý doanh nghiệp khác hãy liên hệ tới Việt Luật để được tư vấn tận tình các vấn đề liên quan như:
– Tư vấn quy trình thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty, chi nhánh công ty,...;
– Hướng dẫn và hỗ trợ công ty soạn thảo hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện theo đúng quy định hay các loại hồ sơ thủ tục liên quan đến giấy phép doanh nghiệp.
– Việt Luật hỗ trợ quý công ty các thủ tục cần thiết sau khi thành lập Văn phòng đại diện, chi nhánh công ty như: khắc mẫu con dấu; Công bố mẫu dấu; mở tài khoản Văn phòng đại diện công ty; kê khai thuế,,.....
– Việt Luật nhận ủy quyền thay khách hàng làm thủ tục đăng ký thành lập Văn phòng đại diện với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; các thủ tục đối với cơ quan thuế,....
– Việt Luật thay mặt quý công ty nhận kết quả và bàn giao tận tay cho quý công ty. Với mỗi dịch vụ quý công ty đều nhận được những ưu đãi cho những dịch vụ tiếp theo.
Sau khi quý công ty sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Luật, quý công ty sẽ nhận lại bao gồm:
– Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện bản chính
Dấu hộp tròn của văn phòng đại diện công ty;
– Hồ sơ nội bộ khi thành lập văn phòng đại diện công ty;
Chi phí: Chỉ từ 500.000 VNĐ
Với nhiều lĩnh vực tư vấn đa dạng, linh hoạt trong ngày, hỗ trợ tư vấn theo nhiều loại hình khác nhau như tư vấn trực tiếp, tư vấn online hoặc qua tổng đài 1900 6199; cùng với đội ngũ luật sư cũng như chuyên viên tư vấn viên đông đảo, nhiệt tình, giàu kinh nghiệp; Việt Luật luôn cố gắng và mong có thể đem đến quý khách hàng những dịch vụ pháp lý doanh nghiệp tốt nhất. Quý khách có thể tham khảo thêm các dịch vụ pháp lý doanh nghiệp mà Việt Luật cung cấp qua website: https://tuvanvietluat.com/ hoặc liên hệ trực tiếp 0965.999.345/0985.989.256
 

Facebook comments