Thành lập văn phòng đại diện

Ngoài trụ sở chính công ty thì doanh nghiệp còn có văn phòng đại diện, chi nhánh có hai loại hoạch toán phụ thuộc và hoạch toán độc lập, địa điểm kinh doanh. Tuy nhiên so với địa điểm kinh doanh, chi nhánh thì văn phòng đại diện chỉ có chức năng duy nhất là đại diện cho công ty giao dịch với khách hàng.

Nếu địa chỉ của văn phòng đại diện cùng tỉnh với trụ sở công ty thì thuế môn bài sẽ nộp ở chi cục thuế nơi công ty đặt trụ sở, nếu khác tỉnh thì sẽ nộp tại kho bạc quận huyện, cùng với chi cục thuế quản lý đó.

Thuế môn bài là: 1.000.000 đồng /1 văn phòng đại diện, đối với doanh nghiệp thành lập năm đầu nếu lập văn phòng đại diện sẽ được miễn thuế môn bài cùng năm đó. Vậy khi thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh thành phố, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ như sau: Giấy phép đăng ký kinh doanh bản sao + kèm theo chứng minh thư hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện. Về hồ sơ chuẩn bị Việt Luật sẽ soạn và chuyển lại cho quý doanh nghiệp ký đóng dấu.

thanh-lap-van-phong-dai-dien-cong-ty
Tư vấn thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện và chi nhánh công ty khác nhau như thế nào?

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty, có nhiệm vụ đại diện công ty theo ủy quyền cho lợi ích của công ty và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

– Về hoạt động kinh doanh: VPĐD được lập ra với chức năng là liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ để công ty tiếp cận với thị trường rộng hơn và các đối tác mới. VPĐD được phép thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại (quảng cáo xúc tiến sản phẩm), nhưng không được phép thực hiện các hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp.

– Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết, trừ trường hợp trưởng văn phòng đại diện được ủy quyền của công ty để thực hiện;

– Phải nộp thuế môn bài đầy đủ

– Về thẩm quyền: Đối với việc ký kết hợp đồng, văn phòng đại diện phải được sự ủy quyền từ phía công ty và đóng dấu công ty, văn phòng đại diện được phép tự nhân danh ký kết hợp đồng riêng.

– Về tài chính: Công ty sẽ chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của VPĐD. Việc hạch toán của văn phòng đại diện sẽ phụ thuộc vào công ty.

Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu sâu hơn về nội dung này tại đây: Văn phòng đại diện là gì? Đặc điểm cơ bản của văn phòng đại diện

Chi nhánh công ty là gì?

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Nhân danh chi nhánh, có quyền ký đóng dấu hợp đồng kinh tế.

  • Về hoạt động kinh doanh, chi nhánh được thực hiện các hoạt động có mục đích sinh lời trong phạm vi những ngành, nghề của công ty nhưng không phải bất cứ ngành, nghề nào của công ty chi nhánh cũng được phép hoạt động, chi nhánh có thể thực hiện một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh sinh lợi nhuận trực tiếp.
  • Về thẩm quyền đại diện: Giám đốc chi nhánh công ty không đương nhiên có quyền đại diện cho chi nhánh, mà chỉ khi có sự ủy quyền từ đại diện pháp luật của công ty thì giám đốc chi nhánh mới có quyền này. Đại diện pháp luật của doanh nghiệp có quyền điều hành toàn bộ vấn đề liên quan đến chi nhánh, kể cả vấn đề đại diện của chi nhánh.
  • Về tài chính: Chi nhánh không độc lập về tài chính đối với công ty, công ty chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của chi nhánh mình. Chi nhánh có thể hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc.

Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu sâu hơn về nội dung này tại đây: Chi nhánh công ty là gì? Toàn bộ nội dung về chi nhánh công ty

Điểm giống và khác nhau giữa văn phòng đại diện và chi nhánh

Điểm giống nhau: Văn phòng đại diện và chi nhánh đều là đơn vị phụ thuộc của công ty, có thể được thành lập cùng tỉnh, khác tỉnh hoặc tại nước ngoài. Cả hai loại hình đều hoạt động dựa trên sự nhân danh công ty và được sự ủy quyền của công ty. Những giao dịch phát sinh từ VPĐD hay CN đều quy trách nhiệm về công ty.

Điểm khác nhau: Đối với Chi nhánh, chi nhánh có quyền ký các hợp đồng kinh tế mà nhân danh chi nhánh đồng thời đóng dấu chi nhánh. Còn đối với văn phòng đại diện sẽ không được thực hiện các nghiệp vụ như sản xuất, kinh doanh như công ty mẹ.

Nên thành lập văn phòng đại diện công ty hay chi nhánh công ty?

– Thành lập văn phòng đại diện phù hợp hơn với những công ty có nhu cầu thành lập một địa chỉ hợp pháp cho một người đại diện nhằm mục đích thuận tiện hơn trong việc giao dịch tại địa phương khác với địa chỉ chính của công ty. Các hoạt động như kê khai thuế, phát hành hoá đơn vẫn kê khai và báo cáo ở trụ sở chính của công ty. Do đó, nếu quý công ty chỉ cần có một địa chỉ hợp pháp để tiện giao dịch với các đối tác tại cùng địa bàn mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh, thì nên thành lập văn phòng đại diện.

– Thành lập chi nhánh phù hợp với việc công ty mong muốn mở rộng phạm vi kinh doanh. Chi nhánh đã bao gồm cả chức năng của văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh (có nghĩa chi nhánh thực hiện cả chức năng kinh doanh và đại diện theo ủy quyền của công ty). Nếu trường hợp công ty muốn mở rộng kinh doanh sang các địa chỉ khác thì nên lựa chọn loại hình thành lập chi nhánh hơn là văn phòng đại diện.

Chức năng hoạt động của văn phòng đại diện công ty 

– Nội dung hoạt động của VPĐD là đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của công ty theo uỷ quyền từ phía công ty và bảo vệ các quyền và lợi ích đó.

– VPĐD lập ra với chức năng của một văn phòng liên lạc và thực hiện các hoạt động hỗ trợ công ty tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Vì VPĐD không được thực hiện các hoạt động sinh lời hay ký các hợp đồng riêng biệt với công ty.

Vậy nên khi công ty muốn thành lập đơn vị phụ thuộc với chức năng hỗ trợ công ty tiếp cận với khách hàng và đối tác mà không thực hiện chức năng kinh doanh, công ty có thể thành lập văn phòng đại diện để tránh việc các nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp.

Lưu ý: Đối với các ngành nghề dịch vụ ví dụ như: du lịch, xây dựng, tư vấn,….thì hình thức thành lập văn phòng đại diện sẽ phù hợp hơn. Hợp đồng ký kết với VPĐD sẽ nhân danh công ty, vậy nên khi thảo luận để ký kết hợp đồng với VPĐD, bên đối tác có thể yêu cầu văn bản ủy quyền từ phí công ty cho VPĐD. Điều này có thể tránh các phát sinh tranh chấp gây thiệt hại về tài chính cũng như uy tín của các bên.

Thủ tục, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện 

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty

Để thành lập văn phòng đại diện, công ty cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

  • Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
  • Biên bản, quyết định về việc lập văn phòng đại diện;
  • Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện trường hợp người đứng đầu VPĐD không đồng thời là người đại diện pháp luật hoặc cổ đông, thành viên hay chủ sở hữu công ty.
  • Bản sao Thẻ CCCD, Giấy chứng minh nhân dân, hoặc Hộ chiếu
  • Bản sao giấy đăng ký kinh doanh./.

Thời gian Thành lập văn phòng đại diện công ty

–  Từ 05 – 07 ngày làm việc kể từ ngày ký hồ sơ hợp lệ;

– Sau khi có đăng ký kinh doanh, văn phòng đại diện tiến hành nộp thuế môn bài.

Lưu ý sau khi thành lập văn phòng đại diện

Các thủ tục thuế của Văn phòng đại diện

Thứ nhất, lưu ý về quy định nộp thuế môn bài của văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

  • Kể từ ngày 1/1/2017, Văn phòng đại diện phải đóng thuế môn bài. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày VPĐD có ĐKKD phải kê khai và nộp thuế môn bài.
  • Theo công văn 1200/BTC-TCT, hướng dẫn về chính sách thuế của văn phòng đại diện quy định văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động như đại diện, tiếp thị, tìm hiểu thị trường và không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải đóng thuế môn bài.

Thứ hai, lưu ý về thuế thu nhập cá nhân đối với nhân sự của văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện phải khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với những phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên tại VPĐD theo quy định tại Điều 24, Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Thứ ba, về việc sử dụng và phát hành hóa đơn tại VPĐD

  • Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh vì thế không có thu nhập từ bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ từ đó không phải phát hành và sử dụng hóa đơn. Văn phòng đại diện phải làm và nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng, hàng quý đối với những sắc thuế văn phòng đại diện phát sinh phải nộp hoặc nộp thay; các sắc thuế không phát sinh văn phòng đại diện sẽ không phải nộp hồ sơ khai thuế.

Thứ tư, treo biển tại trụ sở của văn phòng đại diện: Biển hiệu của văn phòng đại diện sẽ có tên, địa chỉ, số điện thoại, công ty mẹ. Sau khi được cấp giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện quý công ty cần nhanh chóng làm biển và treo tại trụ sở. Tránh tình trạng bị xử phạt hành chính khi bị kiểm tra.

Thứ năm đối với những thay đổi Văn phòng đại diện. Khi có những thay đổi có liên quan đến nội dung hoạt động hay nội dung thể hiện trên ĐKKD của Văn phòng Đại diện thì cần phải làm thủ tục thay đổi.

Xem thêm các nội dung tại Việt Luật:

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Luật 

Với mục tiêu “mang lại lợi ích lớn nhất cho khách hàng”, chúng tôi luôn cố gắng hết mình để có thể làm hài lòng mọi khách hàng khi sử dụng dịch vụ tại Việt Luật. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực pháp luật doanh nghiệp, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của quý công ty sẽ được soạn chính xác nhất để tăng khả năng đăng ký thành công, tiết kiệm công sức cũng như thời gian của quý công ty.

Sau khi quý công ty sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Luật, quý công ty sẽ nhận lại bao gồm: giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện, dấu văn phòng đại diện (tùy theo nhu cầu sử dụng mà doanh nghiệp có thể khắc dấu hay không khắc dấu).

Chia sẻ bài viết:
Trụ sở Hà Nội
Văn phòng Tp.HCM

HOTLINE 0968.29.33.66 LUẬT SƯ TƯ VẤN MIỄN PHÍ

hotline tư vấn

Bình luận bài viết