You are here

Đặc điểm của hóa đơn điện tử

THẾ NÀO LÀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Căn cứ pháp lý:
  • Căn cứ nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12 tháng 09 năm 2011;  
  • Căn cứ 32/2011/TT-BTC ban hành ngay 14 tháng 03 năm 2011;
Theo quy định mới nhât từ Bộ Tài Chính hướng dẫn các doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn từ ngày 01/11/2018 thì bắt buộc sẽ phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, những doanh nghiệp đã và đang sử dụng hóa đơn giấy sẽ được phép sử dụng hết năm 2020 . Như vậy, cho đến hết năm 2020 hóa đơn giấy chính thức hết hiệu lực thay vào đó hóa đơn điện tử sẽ được đồng bộ hoàn toàn. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử được lưu trữ như thế nào? Ưu nhược điểm hóa đơn điện tử ? Chúng ta tham khảo qua bài viết dưới đây:
 
uu-va-nhuoc-diem-cua-hoa-don-dien-tu-min
 
Khái quát chung về đơn điện tử
  • Hóa đơn điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập và ghi nhận  thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương pháp điện tử bao gồm cả các trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
  • Bản chất hóa đơn điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng chính vì vậy hóa đơn điện tử hoàn toàn có giá trị  pháp lý như hóa đơn giấy
  • Hóa đơn điện tử được phân thành 2 dạng chính: Lọai có mã xác thực và loại không có mã xác thực
* Hóa đơn có mã xác thực là loại hóa đơn do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành được thực hiện qua đường link qua đó khi đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ xuất hóađơn sẽ phải có chữ ký của 3 bên đó là bên mua hàng, bên bán hàng và chi cục thuế ( kýđiện tử) . Tuy nhiên việc triển khai hóa đơn điện tử có mã xác thực là chưa khả thi do cơ sở hạ tầng, hệ thống máy chủ,.... chưa đáp ứng được.
* Hóa đơn không có mã xác thực là loại hóa đơn được cung cấp bởi các đơn vị có chức năng cung cấp phần mềm (được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép) hóa đơn được sử dụng theo đường link và ký xuất trực tiếp bằng chữ ký số của đơn vị mình  sau đó thực hiện thao tác gửi mail đường link tra cứu và mã tra cứu hóa đơn cho bên đơn vị mua hàng hóa, dịch vụ.
>>> Như vậy hóa đơn sử dụng chủ yếu là loại hóa đơn không có mã xác thực được cung cấp bởi các đơn vị phần mềm cả 2 loại hóa đơn đều có giá trị pháp lý như nhau.

Cách thức lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

- Do khái niệm hóa đơn điện tử còn khá mới với các doanh nghiệp nên nhiều đơn vị còn chưa nắm bắt hết được cách làm sao để tập hợp hóa đơn cho đúng quy định
- Hóa đơn điện tử được lưu trữ bảo quản bằng phương pháp điện tử
- Lưu trữ hóa đơn phải đảm bảo an toàn, bảo mật, không bị thay đổi chỉnh sửa sai lệch số liệu
- Lưu ý khi thu thập chứng từ hóa đơn điện tử cần kiểm soát đường link, mã tra cứu hóa đơn của đơn bị bán và cung cấp dịch vụ cho mình
- Nếu trường hợp hết thời gian lưu trữ theo quy định pháp luật kế toán trường hợp không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì đơn vị được phép tiêu hủy hóa đơn. Việc tiêu hủy hóa đơn phải đảm bảo tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu của hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường

Ưu điểm hóa đơn điện tử

  • Công tác lưu trữu hóa đơn thuận tiện dễ dàng, dễ kiểm soát cả cho bên bản và bên mua tránh được tình trạng thất lạc hóa đơn
  • Về phương thức vận chuyển giao hóa đơn giữa bên bán và bên mua nhanh hơn tiết kiệm tối đa thời gian thanh toán
  • Hỗ trợ tốt cho công tác tìm kiếm rà soát chứng từ
  • Thuận tiện cho công tác xuất hóa đơn chỉ cần có máy tính và chữ ký số đơn vị đã có thể xuất được hóa đơn cho đối tác
  • Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp hơn so với việc sử dụng hóa đơn giấy
  • Về thủ tục với cơ quan nhà nước được giảm thiểu, cơ chế nhanh gọn khắc phục được thời gian cho đơn vị trong quá trình làm thủ tục phát hành hóa đơn

Nhược điểm hóa đơn điện tử

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội thì hóa đơn điện tử vẫn còn tồn tại những nhược điểm khiến người dùng phân vân cụ thể :

  • Để sử dụng được hóa đơn điện tử yêu cầu doanh nghiệp phải có đủ thiết bị như máy tính, máy in,...
  • Hóa đơn điện tử đòi hỏi người dùng phải nắm bắt được kỹ năng sử dụng máy vi tính và phần mềm hóa đơn điện tử
  • Về tính ổn định phần mềm xuất hóa đơn điện tử chưa được cao do phụ thuộc nhiều yếu tố thiết bị đường truyền quá tải, mất kết nối máy chủ,mất mạng, mất điện,.... dẫn đến việc gián đoạn quá trình xuất hóa đơn

Như vậy, hóa đơn điện tử về cơ bản là một bước tiến mới với nhiều ưu điểm vượt trội tuy vẫn tồn tại một số nhược điểm và sẽ dần được khắc phục thì hóa đơn điện tử sẽ là sự lựa chọn hàng đầu cho các đơn vị doanh nghiệp. Nếu quý khách hàng còn những vướng mắc hay cần hỗ trợ sử dụng dịch vụ phát hành hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ với Việt Luật để được tư vấn tốt nhất theo hotline: 0965999345

Facebook comments