Thủ tục đăng ký hành nghề dịch vụ lưu trữ tài liệu

1. Điều kiện hành nghề dịch vụ lưu trữ tài liệu

Lưu trữ tài liệu là hoạt động thu thập, xử lý, xác định các giá trị của tài liệu và thực hiện hoạt động bảo quản, thống kê và sử dụng các tài liệu lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ là các tài liệu có giá trị phục vụ các hoạt động trên thực tiễn, các tài liệu phục vụ nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử được cơ quan có thẩm quyền lựa chọn để tiến hành hoạt động lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của các tài liệu; trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì có thể được thay thế bằng  bản sao có giá trị hợp pháp.

Khi hành nghề dịch vụ lưu trữ tài liệu thì chủ thể tiến hành hoạt động lưu trữ phải đáp ứng được các điều kiện theo quy định của pháp luật:

Đối với tổ chức hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ tài liệu: tổ chức hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ khi đáp ứng được các điều kiện sau:

• Tổ chức có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tài liệu tại cơ quan có thẩm quyền thực hiện chuyên môn quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.
• Tổ chức phải đảm bảo có trang thiết bị, cơ sở vật chất phù hợp với hoạt động lưu trữ.
• Có nguồn nhân lực phù hợp về số lượng và chất lượng để thực hiện các hoạt động lưu trữ tài liệu của tổ chức.
• Cá nhân mà thực hiện hoạt động hành nghề dịch vụ lưu trữ tài liệu của tổ chức thì phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ do cơ quan nhà nước cấp.

Đối với cá nhân hành nghề độc lập trong hoạt động dịch vụ lưu trữ tài liệu: cá nhân hành nghề về dịch vụ lưu trữ tài liệu khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Cá nhân phải có chứng chỉ hành nghề lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp.
• Cá nhân phải bảo đảm có đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất để phục vụ việc thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ tài liệu.
• Cá nhân phải đăng ký hoạt động lưu trữ tài liệu tại cơ quan có thẩm quyền về việc lưu trữ ở cấp tỉnh.

Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Cá nhân mang quốc tịch Việt Nam, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật về dân sự.
• Cá nhân phải có lý lịch rõ ràng và được xác nhận lý lịch do UBND cấp xã nơi cư trú của người đó xác nhận.
• Có bằng tốt nghiệp về chuyên ngành lưu trữ phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ tài liệu.
• Có kinh nghiệm thực tế làm lưu trữ hoặc trực tiếp làm các công việc liên quan đến lưu trữ tối thiểu 05 năm.
• Đạt yêu cầu tại kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ tài liệu do cơ quan có thẩm quyền tổ chức kiểm tra.

Những người không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm: người bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành hình phạt tù, kết án đối với các tội liên quan an ninh quốc gia, bí mật công tác, đang bị áp dụng biện pháp đưa vào cơ sở chữa bệnh, giáo dục. Nếu trong các trường hợp nêu trên mà được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thì sẽ bị thu hồi chứng chỉ đó.

2. Thủ tục đăng ký hành nghề dịch vụ lưu trữ tài liệu

Hồ sơ đăng ký hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ tài liệu bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ tài liệu theo mẫu do Bộ Nội vụ ban hành.
• Bản sao hợp lệ Quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để chứng minh tổ chức được thành lập trên thực tế đối với tổ chức hành nghề lưu trữ.

Kèm theo đó là danh sách những người trực tiếp thực hiện hoạt động lưu trữ của tổ chức và bản sao có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của những người hành nghề.

• Đối với cá nhân hành nghề lưu trữ độc lập thì cần có bản sao có chứng thực hộ khẩu thường trú của cá nhân đó và bản sao Chứng chỉ hành nghề lưu trữ tài liệu.
• Các báo cáo, tài liệu chứng minh chủ thể hành nghề dịch vụ lưu trữ có đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất và điều kiện để đảm bảo hoạt động lưu trữ tài liệu.
• Các tài liệu, giấy tờ cần thiết khác.

Chủ thể thực hiện dịch vụ lưu trữ tài liệu nộp hồ sơ đăng ký hành nghề tại Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở chính đối với tổ chức hoặc nơi cư trú đối với cá nhân.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ thì Sở Nội vụ cấp giấy Chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ và tiến hành công bố danh sách các chủ thể được cấp GCN trên Trang thông tin điện tử của cơ quan.

Giấy Chứng nhận có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp.

Đối với hoạt động hành nghề dịch vụ lưu trữ tài liệu thì cần phải đáp ứng những điều kiện do pháp luật quy định và phải được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ thì mới có thể hành nghề lưu trữ tài liệu trên thực tế.