Doanh nghiệp đang có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện để đại diện quyền và nghĩa vụ của mình trong các giao dịch với đối tác, với khách hàng. Vậy thủ tục thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp được thực hiện như thế nào?
1. Khái quát về văn phòng đại diện
* Theo Bộ luật dân sự hiện nay thì văn phòng đại diện của doanh nghiệp không phải là một pháp nhân độc lập khi tham gia vào các quan hệ pháp luật mà chỉ thực hiện các hoạt động trong phạm vi mà doanh nghiệp ủy quyền cho.
* Theo pháp luật doanh nghiệp thì doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện nên văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, thực hiện các hoạt động theo ủy quyền của doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp về các hoạt động đó. Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của văn phòng đại diện phải tương ứng với doanh nghiệp và phải nhân danh doanh nghiệp để tiến hành thực hiện hoạt động chứ không được nhân danh chính mình.
– Văn phòng đại diện được lập ra với chức năng thực hiện hoạt động văn phòng với tư cách liên lạc và thực hiện các hoạt động cung cấp thông tin. nghiên cứu, hỗ trợ tiếp cận với thị trường và đối tác cho doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không được tiến hành các hoạt động kinh doanh phát sinh lợi nhuận nào ngoài các hoạt động được ủy quyền.
– Doanh nghiệp có thể thành lập nhiều văn phòng đại diện khác nhau, có thể thành lập ở trong hoặc ngoài nước. Việc thành lập phải tuân theo trình tự do pháp luật quy định.
2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
2.1. Hồ sơ thành lập
Khi doanh nghiệp muốn thành lập văn phòng đại diện thì doanh nghiệp cần phải chuẩn bị các hồ sơ:
– Thông báo về việc thành lập và đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện theo mẫu được quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT. Khi tiến hành việc thành lập văn phòng đại diện thì phải thể hiện được ý chí mong muốn thành lập văn phòng đại diện đó, điều đó được thể hiện bằng thông báo đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện theo mẫu quy định.
– Quyết định thành lập văn phòng đại diện và bản sao hợp lệ biên bản họp của chủ sở hữu, của cơ quan quyết định cao nhất của doanh nghiệp về việc thành lập văn phòng đại diện. Khi thành lập văn phòng đại diện thì cơ quan quyết định của công ty phải tiến hành họp và ra quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện theo nguyên tắc hoạt động của công ty. Bởi khi quyết định một vấn đề nào đó liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty thì phải được sự chấp thuận của đa số thành viên công ty và được thể hiện bằng quyết định của cơ quan đó.
– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện có bản sao hợp lệ của chủ sở hữu hay của cơ quan quyết định của công ty. Khi thành lập văn phòng đại diện thì phải có người đứng đầu để tiến hành điều hành, quản lý văn phòng đó, do vậy doanh nghiệp phải bổ nhiệm người đứng đầu để thực hiện chức năng này và chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp về các hoạt động của văn phòng.
– Các giấy tờ chứng minh cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
– Đề nghị bổ sung và cập nhật thông tin ĐKDN theo mẫu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định.
Nếu doanh nghiệp muốn thành lập văn phòng đại diện của mình ở nước ngoài thì còn phải có thêm thông báo thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài theo mẫu quy định và bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD và các giấy tờ cần thiết khác.
Văn phòng đại diện thành lập tại nước ngoài thì phải tuân theo pháp luật của nước đó.
2.2. Trình tự thành lập
– Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ sẽ tiến hành gửi hồ sơ trực tiếp đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện hoặc có thể nộp qua mạng theo trình tự được quy định trên Cổng thông tin quốc gia.
– Phòng đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện trong thời gian 03 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Nếu từ chối cấp thì phải nêu rõ lý do và yêu cầu bổ sung hồ sơ.
– Phòng ĐKKD cập nhật và bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong trường hợp VPĐD được lập ở nước ngoài trên Cơ sở dữ liệu quốc gia.
2.3. Phí thành lập văn phòng đại diện
Bạn đang có nhu cầu sử dụng
dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp mình mà vẫn còn băn khoăn một số vấn đề, hãy liên hệ ngay dịch vụ tư vấn doanh nghiệp uy tín để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ trọn gói với mức giá hấp dẫn. Việt Luật luôn mang đến những gói dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
