You are here

Hướng dẫn thông báo mẫu dấu, hủy dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện

Mỗi doanh nghiệp khi giao dịch trong hoạt động kinh doanh chỉ hợp pháp và có giá trị pháp lý khi con dấu của doanh nghiệp được thể hiện trên các văn bản giao dịch. Con dấu có vai trò như đại diện về mặt pháp lý của doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp đều cần có con dấu riêng mang tên mình.
Từ ngày 01/07/2015, Luật doanh nghiệp 2014 có hiệu lực cũng là thời điểm bắt đầu áp dụng cơ chế mới cho con dấu doanh nghiệp, nới lỏng quyền kiểm soát mà thay vào đó để các doanh nghiệp được quyền tự do quyết định về hình thức, số lượng, mẫu con dấu… Tuy nhiên, sau khi có con dấu của mình, doanh nghiệp không thể sử dụng tùy ý mà trước khi sử dụng hoặc muốn thay đổi mẫu con dấu thì đều phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp tại Sở kế hoạch đầu tư.
thong-bao-dau-va-huy-dau-cong-ty-vpdd-chi-nhanh
1. Thủ tục thông báo mẫu dấu bao gồm 03 loại:
  • Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện 
  • Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện
  • Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện
Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu:
Trường hợp này áp dụng đối với việc doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh thành lập mới, con dấu được sử dụng lần đầu thì doanh nghiệp cần làm thủ tục thông báo sử dụng mẫu dấu tới Sở kế hoạch đầu tư.
Thủ tục thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp áp dụng theo mẫu tại Phụ lục II – 8 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
2. Hồ sơ thông báo sử dụng mẫu con dấu bao gồm những tài liệu sau:
  • Tờ khai thông báo sử dụng mẫu dấu
  • Hợp đồng ủy quyền hoặc Giấy ủy quyền cho cá nhân nộp thông báo mẫu dấu (Người được ủy quyền) hoặc hợp đồng dịch vụ và giấy giới thiệu nếu ủy quyền cho tổ chức dịch vụ thông báo mẫu dấu.
  • Chứng minh thư nhân dân của người được ủy quyền (bản photo công chứng)
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng ký mẫu dấu trên Cổng thông tin đăng ký quốc gia về doanh nghiệp, 
Nếu hồ sơ của doanh nghiệp chưa đầy đủ hoặc thông tin hồ sơ bị sai sót, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ và doanh nghiệp sẽ hoàn thiện lại hò sơ. Nếu hồ sơ đã hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Kểt quả đăng tải sẽ được gửi vào địa chỉ thư điện tử và tài khoản truy cập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện
Trường hợp này áp dụng khi doanh nghiệp muốn thay đổi hình thức mẫu dấu hoặc số lượng con dấu.
Thủ tục thông báo thay đổi mẫu dấu cũng tương tự như đối với trường hợp thông báo sử dụng mẫu dấu nhưng mẫu thông báo là thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu áp dụng theo mẫu quy định tại Phụ lục II – 9, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT
3. Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện:
  • Trường hợp doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng mẫu dấu cũ nữa mà muốn dùng con dấu mới thì doanh nghiệp phải làm thủ tục hủy mẫu con dấu cũ theo mẫu quy định tại Phụ lục II – 10, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT
  • Đối với các doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp nộp kèm theo: Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư; Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế; Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp quy định tại Phụ lục II – 18 Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT
Lưu ý: Quy định về mẫu con dấu với các doanh nghiệp đã thành lập trước 01/07/2015
- Nếu tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp thì được tiếp tục dùng và không phải thông báo mẫu con dấu cho Cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Nếu doanh nghiệp muốn làm thêm con dấu hoặc thảy đổi màu mực dấu thì thực thiện thủ tục thông báo mẫu con dấu như hướng dẫn trên.
- Nếu doanh nghiệp làm con dấu mới thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Cơ quan công an cấp Giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.
- Nếu bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu mới, đồng thời phải thông báo về việc mất con dấu, mẫu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Còn đối với các doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/07/2015 thì doanh nghiệp chỉ cần đăng ký thông tin với Sở kế hoạch đầu tư trên trang đăng ký kinh doanh và không cần nộp hồ sơ bản gốc lên Phòng đăng ký kinh doanh, sau khi nhận được thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu, mẫu con dấu của doanh nghiệp sẽ được cập nhật lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Facebook comments