Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCN ĐKDN) là một trong những giấy tờ pháp lý ghi nhận những thông tin quan trọng nhất của doanh nghiệp. Vậy giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì? Giấy tờ này có phải là đăng ký kinh doanh không? Có phải giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số không? Đó là thắc mắc chung của nhiều chủ thể khi bắt đầu khởi nghiệp. Với nhiều năm tư vấn trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp, quản trị nội bộ doanh nghiệp, kế toán thuế…Nhằm giúp Quý khách hàng có thể hiểu một cách cơ bản quy định về loại giấy tờ pháp lý này trước khi thực hiện đăng ký thành lập doanh nghiệp, Việt Luật xin giải đáp về vấn đề này qua bài viết của dưới đây.
Căn cứ pháp lý:
-Nghị định hướng dẫn luật doanh nghiệp
Nội dung bài viết
1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì?
Theo quy định của luật doanh nghiệp hiện hành thì Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCN ĐKDN) là văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử ghi lại những thông tin về doanh nghiệp mà Cơ quan nhà nước cấp cho doanh nghiệp.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được xác định là một trong những giấy tờ pháp lý quan trọng nhất của một công ty. Tư cách pháp lý của công ty được xác lập khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có thể thực hiện các hoạt động kinh doanh hợp pháp thì bắt buộc phải tiến hành đăng ký và được cấp giấy phép này. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có ý nghĩa là giấy chứng nhận của cơ quan nhà nước và bảo hộ quyền sở hữu doanh nghiệp và được xem là giấy khai sinh của doanh nghiệp.
Cơ quan cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh nơi Doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tên tiếng Anh là Certificate of Business Registration.
Ví dụ:
Công ty TNHH A đăng ký mở công ty tại tỉnh Bắc Ninh thì GCN DKDN doanh nghiệp của Công ty A sẽ do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bắc Ninh thụ lý hồ sơ và cấp.
Xem ngay: Lợi ích khi thành lập công ty
2. Nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Mỗi loại hình kinh doanh sẽ có một mẫu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp riêng, nhưng nhìn chung đều phải thể hiện các nội dung quan trọng sau:
- Tên doanh nghiệp: loại hình và tên riêng của doanh nghiệp; có thể có tên tiếng Anh và tên viết tắt.
- Mã số doanh nghiệp hay số Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế doanh nghiệp.
- Số điện thoại; email; số fax; website
- Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
- Thông tin pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật; thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh. Nếu thành viên tổ chức thì thể hiện tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ trụ sở chính.
- Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.
- Người đại diện theo pháp luật
Lưu ý:
- Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế.
- Các thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đều có thể thay đổi ngoại trừ ngày cấp lần đầu và mã số thuế. Để làm thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây:
- Mỗi lần thay đổi sẽ được thể hiện trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Ví dụ: Đăng ký thay đổi lần thứ:……, ngày…… tháng…… năm 202…
3. Điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Đối với trường hợp thành lập doanh nghiệp mới.
- Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh theo luật đầu tư hiện hành.
- Tên của doanh nghiệp được đặt đúng: Tên doanh nghiệp dùng để nhận biết và phân biệt doanh nghiệp mang tên gọi đó với doanh nghiệp khác. Tên doanh nghiệp là một thông tin quan trọng cần phải có để có thể tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
- Các thành viên, cổ đông, người đại diện theo pháp luật không thuộc các đối tượng bị cấm thành lập doanh nghiệp
- Có hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ.
- Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí.
Trường hợp cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác;
- Doanh nghiệp phát hiện nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa chính xác so với nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị hiệu đính thông tin;
- Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; (thay đổi tên doanh nghiệp, thay đổi địa chỉ trụ sở, thay đổi số điện thoại, thay đổi về vốn, thay đổi về ngành nghề, thay đổi về thành viên, thay đổi về người đại diện theo pháp luật).
- Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
Doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị cấp lại đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét cấp lại trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
Xem ngay: Thủ tục thay cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Quyền thành lập doanh nghiệp và nghĩa vụ đăng ký doanh nghiệp
- Quyền thành lập doanh nghiệp: Cá nhân, tổ chức được quyền đăng ký thành lập doanh nghiệp và được cấp giấy đăng ký kinh doanh dưới hình thức bản gốc hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số và được nhà nước bảo hộ.
- Nghĩa vụ đang ký doanh nghiệp: Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện đầy đủ, kịp thời về nghĩa vụ đăng ký kinh doanh, công khai thông tin về thành lập và hoạt động.
- Cơ quan đăng ký kinh doanh và các cơ quan khác không được gây phiền hà đối với tổ chức, cá nhân trong quá trình thành lập doanh nghiệp.
4. Trình tự thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Thủ tục cấp mới giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay còn gọi là thủ tục thành lập công ty. Thủ tục này doanh nghiệp sẽ được cấp lần đầu theo quy định doanh nghiệp sẽ được cấp mới lần tiếp theo khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh và thông báo lên sở kế hoạch và đầu tư.
Khi thành lập mới công ty thì được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.
Ngày đăng ký lần đầu chỉ được cấp 1 lần, những lần thay đổi sau sẽ ghi đăng ký thay đổi lần thứ: … ngày … tháng … năm 202…
Thủ tục cấp đăng ký doanh nghiệp
- Giấy đề nghị thành lập doanh nghiệp
- Điều lệ công ty
- Danh sách thành viên/cổ đông công ty đối với công ty ty TNHH hai thành viên trở lên, danh sách thành viên công ty hợp danh hoặc công ty cổ phần.
- Văn bản ủy quyền cho Việt Luật thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước.
- Giấy tờ pháp lý hợp lệ (CMND/CCCD/HC/tương đương khác).
– Cơ quan tiếp nhận và xử lý: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh thành phố.
– Lệ phí nhà nước: 100.000 đồng/1 hồ sơ công bố
-Thời gian cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: 03-05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ đáp ứng đủ các điều kiện thì sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (cấp lại).
Khi có sự thay đổi những nội dung trên GCN DKDN (tự doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi hoặc do quyết định của Tòa án, Trọng tài thương mại) thì trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký thay đổi nội dung GCN ĐKDN đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Những thay đổi này gồm có:
– Thay đổi tên công ty;
– Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty;
– Thay đổi người đại diện theo pháp luật;
– Thay đổi vốn điều lệ;
– Thay đổi thành viên công ty (Công ty TNHH, Công ty Hợp danh);
– Thay đổi tỷ lệ vốn góp của các thành viên (Công ty TNHH, Công ty Hợp danh);
– Thay đổi chủ sở hữu (công ty TNHH MTV, Doanh nghiệp tư nhân);
Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp GCN ĐKDN cho doanh nghiệp.
Những thay đổi khác không có trên nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp như (Thay đổi bổ sung ngành, nghề đăng ký doanh nghiệp; Thay đổi thông tin đăng ký thuế, ….) thì doanh nghiệp phải thực hiện thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh theo quy định. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
Phân biệt giấy phép kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Nhiều người đang nhầm tưởng rằng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là một loại giấy phép kinh doanh, nhưng điều đó không đúng. Đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện, thì ngoài giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì phải tiến hành các thủ tục khác liên quan đến xin giấy phép kinh doanh ngành nghề tương ứng.
| Tiêu chí | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp | Giấy phép kinh doanh |
| Cơ quan cấp | Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh, thành phố | Do nhiều cơ quan khác nhau cấp, tùy vào lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh tương ứng. |
| Ý nghĩa | Xác lập một tổ chức có tư cách pháp nhân, được thực hiện hoạt động kinh doanh và được pháp luật bảo vệ. | Cho phép chủ thể kinh doanh được kinh doanh một ngành, nghề nhất định |
| Thời hạn | Có giá trị từ thời điểm cấp đến khi bị thu hồi, giải thể, xóa tên doanh nghiệp. | Trong một thời hạn nhất định, vài tháng hoặc vài năm.
Nếu muốn tiếp tục được phép kinh doanh phải tiến hành gia hạn |
| Điều kiện | Chủ thể tham gia thành lập phải không thuộc các trường hợp bị cấm theo quy định
Tên công ty hợp lệ Hồ sơ đăng ký hợp lệ Nộp đủ phí, lệ phí Giấy tờ pháp lý còn hạn sử dụng |
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Ngành nghề đã được đăng ký kinh doanh Chứng chỉ hành nghề Các giấy tờ khác tùy vào từng lĩnh vực xin cấp phép. Các điều kiện khác như: cơ sở vật chất, nhân sự, người đứng đầu, … |
| Thủ tục | Trong 03 – 05 ngày, kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ đăng ký hợp lệ và đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. | Không có thời gian nhất định, vì mỗi lĩnh vực khác sau sẽ có thời gian xử lý khác nhau.
Đối với một số ngành nghề, cơ quan có thẩm quyền còn thẩm định cơ sở: thành lập trung tâm ngoại ngữ, xin giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, … |
5. Các trường hợp doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp sau đây:
– Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo;
– Doanh nghiệp do những người bị cấm thành lập doanh nghiệp theo quy định tại Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 thành lập;
– Doanh nghiệp ngừng hoạt động kinh doanh 01 năm mà không thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế;
– Doanh nghiệp không gửi báo cáo theo quy định của luật doanh nghiệp hiện hành đến Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản;
– Trường hợp khác theo quyết định của Tòa án, đề nghị của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của luật.
Trình tự, thủ tục thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định của nghị định hướng dẫn luật doanh nghiệp.
Ngoài giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, sau thành lập doanh nghiệp còn có các loại giấy tờ sau:
(1) Giấy chứng nhận của chi nhánh, (2) địa điểm kinh doanh, (3) văn phòng đại diện. Việc lập địa điểm kinh doanh, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện không hạn chế số lượng của các đơn vị trực thuộc tùy vào nhu cầu thực tế của công ty.
Sau khi lập thì doanh nghiệp nộp thuế môn bài cho các đơn vị trực thuộc.
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh: Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh ở trong nước và nước ngoài không giới hạn về số lượng chi nhánh.
- Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng đại diện cho công ty giao dịch với khách hàng không có chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài không giới hạn về số lượng văn phòng đại diện.
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của địa điểm kinh doanh, là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện trong phạm vi cả nước, không giới hạn về số lượng.
Đăng ký doanh nghiệp qua mạng hay còn gọi là đăng ký doanh nghiệp số.
So với trước đây khi thành lập doanh nghiệp thường phải chuẩn bị hồ sơ bản giấy bao gồm Điều lệ, giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, danh sách thành viên, danh sách cổ đông. Kèm theo giấy tờ cá nhân của người được ủy quyền và một số giấy tờ khác. Theo luật doanh nghiệp hiện hành thì đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là hình thức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc bằng chữ ký số.
– Đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh:
+ Tài khoản đăng ký kinh doanh được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cấp cho cá nhân để thực hiện đăng ký doanh nghiệp;
+ Một Tài khoản đăng ký kinh doanh chỉ được cấp cho một cá nhân. Cá nhân được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin đăng ký.
– Đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số: Là một dạng chữ ký bằng phương pháp điện tử dùng để thay thế chữ ký thông thường, mẫu dấu trong các văn bản của cơ quan, tổ chức.
Khi đăng ký doanh nghiệp theo hình thức này, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ là các văn bản điện tử (định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”) qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thay vì nộp bản giấy.
Như vậy với hình thức cấp đăng ký kinh doanh số hóa điện tử đã giảm được rất nhiều thời gian đi lại, công sức tiền bạc, doanh nghiệp chỉ cần ngồi nhà cũng có thể nộp được hồ sơ 24/24 giờ. Khi có kết quả phòng đăng ký kinh doanh sẽ chuyển fax nhanh về tận trụ sở doanh nghiệp.
- Mời Quý khách tham khảo thêm công việc liên quan: Thủ tục giải thể doanh nghiệp.
Qua những thông tin trên, hi vọng quý khách hàng hiểu rõ hơn về giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Công ty Việt Luật chuyên cung cấp các dịch vụ liên quan đến giấy phép thành lập doanh nghiệp, thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thủ tục xin giấy phép con, dịch vụ kế toán trọn gói, .. Nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn hoàn toàn miễn phí và trải nghiệm chất lượng dịch vụ của Việt Luật.
