Khi thành lập doanh nghiệp, ngoài việc lựa chọn loại hình công ty, ngành nghề kinh doanh hay vốn điều lệ thì trụ sở công ty là một yếu tố bắt buộc phải xác định rõ ràng. Trụ sở không chỉ là nơi doanh nghiệp hoạt động mà còn là địa chỉ pháp lý để cơ quan quản lý nhà nước liên hệ, kiểm tra và quản lý doanh nghiệp. Nếu đăng ký trụ sở không đúng quy định, hồ sơ thành lập công ty có thể bị từ chối hoặc doanh nghiệp có thể bị xử phạt sau khi đi vào hoạt động.

Vậy quy định về trụ sở công ty khi thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam như thế nào? Có được đặt trụ sở tại chung cư không? Điều kiện về địa chỉ trụ sở ra sao? Bài viết dưới đây của Việt Luật sẽ giúp Bạn hiểu rõ các quy định pháp lý quan trọng trước khi đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Trụ sở công ty là gì?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam và phải có địa chỉ được xác định rõ ràng.

Địa chỉ trụ sở công ty phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

• Số nhà

• Ngõ/ngách/hẻm (nếu có)

• Đường/phố

• Phường/xã

• Quận/huyện

• Tỉnh/thành phố

• Quốc gia (Việt Nam)

Ngoài ra doanh nghiệp có thể đăng ký thêm các thông tin liên hệ như:

• Số điện thoại

• Email

• Website

Việc khai báo đúng và đầy đủ địa chỉ trụ sở là điều kiện bắt buộc khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Quy định về địa chỉ trụ sở công ty khi thành lập

1. Trụ sở công ty phải có địa chỉ rõ ràng

Theo quy định pháp luật, địa chỉ trụ sở công ty phải:

• Xác định được cụ thể vị trí trên bản đồ hành chính

• Có thông tin địa chỉ đầy đủ và chính xác

• Có quyền sử dụng hợp pháp (thuê, mượn, sở hữu)

Cơ quan đăng ký doanh nghiệp có thể từ chối hồ sơ nếu:

• Địa chỉ không tồn tại

• Địa chỉ ghi không rõ ràng

• Không xác định được vị trí thực tế

2. Không được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư để ở

Theo quy định của Luật Nhà ở 2014 và các văn bản hướng dẫn liên quan:

Doanh nghiệp không được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư có mục đích để ở.

Lý do:

• Chung cư để ở chỉ phục vụ mục đích sinh hoạt

• Không phù hợp cho hoạt động kinh doanh

• Ảnh hưởng đến an ninh và quản lý tòa nhà

Trường hợp ngoại lệ

Doanh nghiệp được phép đặt trụ sở tại chung cư nếu:

• Tòa nhà được xây dựng với mục đích thương mại – văn phòng

• Hoặc là tòa nhà hỗn hợp có tầng thương mại

Ví dụ:

• Tòa nhà văn phòng

• Officetel

• Tầng thương mại của chung cư

3. Có thể đặt trụ sở tại nhà riêng

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đặt trụ sở tại nhà riêng nếu:

• Nhà thuộc quyền sở hữu của cá nhân/tổ chức

• Không phải là chung cư chỉ để ở

• Có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng

Nhiều doanh nghiệp nhỏ, startup thường lựa chọn hình thức này để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng khi mới thành lập.

4. Có thể thuê văn phòng làm trụ sở công ty

Một lựa chọn phổ biến hiện nay là thuê văn phòng làm trụ sở doanh nghiệp.

Các hình thức thuê phổ biến gồm:

• Văn phòng truyền thống

• Văn phòng chia sẻ (co-working)

• Văn phòng ảo

• Tòa nhà văn phòng

Khi thuê địa điểm làm trụ sở cần có:

• Hợp đồng thuê văn phòng

• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của bên cho thuê

5. Không được đặt trụ sở tại địa chỉ giả

Doanh nghiệp không được đăng ký trụ sở tại địa chỉ không có thật hoặc chỉ đăng ký để hợp thức hóa hồ sơ.

Nếu bị phát hiện, doanh nghiệp có thể:

• Bị thu hồi giấy phép kinh doanh

• Bị xử phạt hành chính

• Bị khóa mã số thuế

Do đó việc lựa chọn địa chỉ trụ sở hợp pháp ngay từ đầu là rất quan trọng.

Một số quy định về trụ sở công ty

Sau khi thành lập công ty chủ sở hữu doanh nghiệp cần phải làm biển công ty có chứa đầy đủ các thông tin liên quan đến doanh nghiệp như: Tên cơ quan cấp giấy phép ( sở kế hoạch và đầu tư tỉnh thành phố trực thuộc ), Tên công ty ( có bao gồm loại hình công ty và tên riêng của công ty. Mã số thuế

Địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp và số điện thoại, hoặc email nếu có.
Việc treo biển tại trụ sở công ty sẽ xác định được vị trí của doanh nghiệp hoạt động. Để thuận lợi cho việc nhận biết khi bạn hàng đối tác làm ăn tìm đến trụ sở công ty và đặc biệt là để cán bộ quản lý thuế của doanh nghiệp biết được vị trí của công ty.
Việc không treo biển công ty tại địa chỉ trụ sở công ty có thể sẽ khiến doanh nghiệp bị phạt tiền từ 1 triệu đồng đến 5 triệu đồng đối với 1 trong các hành vi sau đây:

– Kê khai địa chỉ trụ sở doanh nghiệp không có thật
– Kê khai địa chỉ không thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đất của mình.

Chính vì vậy khi đăng ký địa chỉ trụ sở công ty cần phải xác định thật kỹ địa chỉ trước khi đăng ký tránh tình trạng sai địa chỉ dẫn đến bị phạt và các phiền toái kèm theo.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang hoạt động mà vẫn có biển công ty thì hãy tham khảo dịch vụ thiết kế biển công ty của chúng tôi tại bài viết dưới đây.
>>  Xem chi tiết:  Thiết kế biển công ty 

Dịch vụ tư vấn trụ sở và thành lập công ty tại Việt Luật

Nếu Bạn chưa có kinh nghiệm lựa chọn địa chỉ trụ sở phù hợp hoặc lo ngại hồ sơ bị từ chối, Việt Luật sẽ hỗ trợ trọn gói:

• Tư vấn địa chỉ đặt trụ sở đúng quy định

• Kiểm tra tính pháp lý của địa chỉ

• Soạn hồ sơ thành lập doanh nghiệp

• Đại diện nộp hồ sơ tại Sở Tài chính

• Nhận giấy phép và bàn giao tận nơi

Cam kết dịch vụ

• Thủ tục nhanh chóng chỉ 3 – 5 ngày làm việc

• Chi phí minh bạch

• Tư vấn pháp lý trọn đời doanh nghiệp

📞 Hotline: 0968.29.33.66
📧 Email: congtyvietluathanoi@gmail.com
🌐 Website: https://tuvanvietluat.com/

Trụ sở công ty là yếu tố pháp lý quan trọng khi thành lập doanh nghiệp. Việc lựa chọn địa chỉ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và thuận lợi trong quá trình hoạt động. Do đó, trước khi đăng ký thành lập công ty, Bạn nên tìm hiểu kỹ các quy định về trụ sở doanh nghiệp hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo hồ sơ được phê duyệt nhanh chóng.

Nếu Bạn cần tư vấn thành lập công ty trọn gói, hãy liên hệ ngay với Việt Luật để được hỗ trợ nhanh nhất.