Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục doanh nghiệp tiến hành thay đổi đăng ký doanh nghiệp của mình. Để thực hiện thủ tục, bạn cần thực hiện thủ tục chốt thuế tại địa chỉ cũ nếu chuyển khác quận, huyện, tỉnh bỏ qua bước này nếu chuyển địa chỉ trong cùng quận, huyện; xin công văn và ý kiến về việc chuyển trụ sở công ty.

Tiếp theo công ty cần làm thủ tục chuyển địa chỉ tại Phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch & đầu tư nơi công ty đặt trụ sở. Sau khi đã thực hiện các thủ tục để thay đổi trụ sở của công ty, công ty cần phải thay đổi hóa đơn, con dấu, … và đồng thời nhiều thay đổi khác.

Để giúp quý công ty hiểu rõ hơn về các thủ tục thay đổi trụ sở công ty và các công việc sau khi thực hiện xong, Việt Luật gửi đến quý công ty bài viết dưới đây cụ thể như sau:

thay-doi-tru-so-cong-ty

Nội dung bài viết

Điều kiện thay đổi địa chỉ công ty

Để thay đổi công ty theo Luật doanh nghiệp quy định: Doanh nghiệp cần có hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh và địa chỉ mới của doanh nghiệp phải đạt đủ điều kiện hoạt động theo Luật doanh nghiệp.

Điều kiện địa chỉ mới của doanh nghiệp

  • Địa chỉ công ty là địa điểm làm việc, liên hệ chính của doanh nghiệp trong lãnh thổ Việt Nam, địa chỉ công ty được xác định bằng số nhà, ngách, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử.
  • Phải có có sổ đỏ, là nhà dân không sử dụng vào mục đích để ở hoặc tòa nhà có chức năng văn phòng được cơ quan chức năng cấp phép hoạt động.
  • Địa chỉ chỉ được phép treo biển của 1 công ty.  Nếu gồm 2 công ty trở lên cần phải phân phòng, tầng theo quy định.

Thay đổi địa chỉ công ty cùng cấp quận, huyện

Trường hợp thứ nhất là khi công ty tiến hành thay đổi trụ sở công ty nhưng vẫn cùng thuộc cấp quận, huyện quản lý trước tiên công ty phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc thay đổi trụ sở theo quy định luật thuế hiện hành.
Sau đó, công ty tiến hành gửi hồ sơ về việc thay đổi trụ sở công ty cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đã tiến hành đăng ký kinh doanh. Nội dung của hồ sơ bao gồm các giấy tờ:
  • Thông báo về việc thay đổi trụ sở của công ty, gồm các nội dung cơ bản như: tên công ty, mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế; địa chỉ của trụ sở mà công ty dự định chuyển đến. Thông báo này phải có đầy đủ thông tin và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty.
  •  Quyết định và bản sao biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty của Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, quyết định của chủ sở hữu công ty, của các thành viên hợp danh…
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ của công ty.
  • Văn bản ủy quyền trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện hoặc thành viên trong công ty.
  • Các giấy tờ cần thiết khác.
Khi nhận được hồ sơ đề nghị thì Phòng Đăng ký kinh doanh tiến hành xem xét, kiểm tra hồ sơ và tiến hành cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho công ty nếu hồ sơ hợp lệ.
Thời hạn hoàn tất thủ tục để thay đổi địa chỉ trụ sở cùng cấp quận huyện là từ 03-05 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ.

2. Thay đổi địa chỉ công ty khác cấp quận, huyện

2.1. Thủ tục tại cơ quan thuế

Trường hợp này thì trước tiên công ty phải tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan thuế cũ để chốt thuế tại trụ sở cũ. Theo đó hồ sơ thay đổi trụ sở với cơ quan thuế cũ bao gồm:
– Quyết định và bản sao biên bản họp của công ty về việc thay đổi trụ sở kinh doanh khác quận.
– Công văn gửi cơ quan thuế về việc xin chốt thuế và tiến hành chuyển trụ sở khác quận theo mẫu do pháp luật quy định.
– Bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty.
– Văn bản ủy quyền trong trường hợp người đi nộp hồ sơ không phải là thành viên công ty.
– Giấy tờ cần thiết khác.
Thời hạn để Chi Cục thuế chốt thuế cho công ty thường từ 10 – 15 ngày nhận được hồ sơ.

2.2. Thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Hồ sơ thay đổi trụ sở gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh bao gồm:
  • Thông báo về việc thay đổi trụ sở. Nội dung thông báo bao gồm: tên công ty, mã số doanh nghiệp, mã số thuế của công ty; địa chỉ trụ sở mà công ty dự kiến chuyển đến; thông tin cá nhân và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty.
  • Bản sao bản Điều lệ đã được sửa đổi của công ty về trụ sở mới.
  • Danh sách các thành viên, cổ đông trong công ty.
  • Quyết định và bản sao biên bản họp của công ty về việc thay đổi trụ sở.
  • Bản sao có công chứng, chứng thực giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
  • Các giấy tờ cần thiết khác.
Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở mới tiến hành kiểm tra, xem xét hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho công ty. Ngoài ra thì cơ quan đăng ký kinh doanh còn phải gửi thông tin mới của công ty đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi trước đây công ty đăng ký thành lập.
Thời gian tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh là từ 03 – 05 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty như thế nào?

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty sẽ gồm 5 bước. Nhằm giúp quý công ty có cái nhìn khái quát về những thủ tục mà quý công ty sẽ cần thực hiện, Việt Luật sẽ giới thiệu về quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mới nhất đồng thời đi sau vào từng bước để quý công ty có thể hình dung chi tiết.

Quy trình thay đổi địa chỉ công ty gồm những bước như sau

Bước 1: Công ty hoàn tất thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế quản lý tại trụ sở cũ  khi thay đổi trụ sở công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố

Chỉ đối với những công ty dự định thay đổi địa chỉ khác quận, tỉnh sẽ phải nộp thông báo thay đổi trụ sở tới cơ quan thuế đang quản lý để tiến hành thủ tục “chốt” thuế đồng thời  xin công văn xin chuyển trụ sở qua địa chỉ mới. Thời gian để thực hiện các thủ tục này thường mất từ 5 – 10 ngày làm việc từ ngày công ty nộp hồ sơ đăng ký.

Bước 2: Công ty chuẩn bị hồ sơ thay đổi trụ sở công ty

Sau khi thủ tục chốt thuế tại địa chỉ cũ hoàn thành và có công văn đồng ý về việc công ty chuyển trụ sở, thì công ty tiếp tục soạn hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp với nội dung thay đổi địa chỉ công ty để tiếp hành nộp hồ sơ thay đổi.

Bước 3: Công ty nộp hồ sơ thay đổi trụ sở trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia

Công ty tiến hành nộp hồ sơ đã chuẩn bị qua mạng trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, sau khi có thông báo chấp nhận hồ sơ trực tuyến thì công ty mới tiến hành nộp hồ sơ bản cứng tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và giải quyết hồ sơ của công ty

Sau khi quý công ty nộp hồ sơ, phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xem xét nội dung và tính hợp lệ của hồ sơ sau đó ra thông báo chấp thuận hay yêu cầu bổ sung hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đã thay đổi địa chỉ công ty.

Bước 5: Công ty nhận thông báo về tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi

Nếu hồ sơ của công ty hợp lệ thì tiếp tục tiến hành nộp hồ sơ bản cứng tại Phòng đăng ký kinh doanh để có thể nhận giấy chứng nhận kinh doanh bản cứng của công ty.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty tại cơ quan quản lý thuế

Các công ty trước khi đăng ký thay đổi trụ sở có nghĩa vụ phải hoàn tất mọi thủ tục, nghĩa vụ với cơ quan thuế. Cụ thể, công ty có trách nhiệm phải thanh toán đầy đủ các khoản nợ thuế còn lại đồng thời công ty có quyền đề nghị, yêu cầu bên cơ quan thể hoàn trả lại các khoản thuế nộp thừa, khoản thuế được khấu trừ.

Trường hợp công ty chuyển trụ sở công ty cùng quận, huyện thì sẽ không phải thực hiện thủ tục ở cơ quan thuế quản lý. Nhưng nếu ngược lại công ty thay đổi trụ sở ngoài phạm vi quận huyện cũ thì sẽ phát sinh việc thay đổi cơ quan thuế quản lý. Công ty sẽ có nghĩa vụ phải soạn hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế để thông báo đến cơ quan thuế nơi chuyển trụ sở đi và đến.

Hồ sơ công ty thay đổi thông tin đăng ký thuế ở nơi chuyển đi.

– Tờ khai theo mẫu 08-MST
– Bản sao giấy phép thành lập và hoạt động của công ty được  cơ quan có thẩm quyền cập theo địa chỉ mới
– Một số tài liệu khác tùy từng trường hợp cụ thể

Hồ sơ công ty thay đổi thông tin đăng ký thuế ở nơi chuyển đến.

Với trường hợp là công ty thì sẽ soạn hồ sơ và thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo NĐ 78/2015/NĐ-CP, còn với tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh sẽ soạn hồ sơ bao gồm:

– Thông báo chuyển địa điểm theo mẫu số 09-MST
– Giấy phép thành lập và hoạt động được cơ quan có thẩm quyền cập theo địa chỉ mới – Một số tài liệu khác theo từng trường hợp cụ thể

Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty nộp tại Sở Kế hoạch & Đầu tư

Trường hợp công ty thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quận, hồ sơ bao gồm:

01 Thông báo thay đổi trụ sở công ty được nêu rõ và đầy đủ: tên, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của đại diện pháp luật của công ty
01 Quyết định của công ty về việc thay đổi trụ sở công ty. Quyền quyết định đối với công ty TNHH MTV là của chủ sở hữu, với công ty TNHH 2TV là của Hội đồng thành viên, đối với công ty cổ phần là của Hội đồng cổ đông và công ty hợp danh là của các thành viên hợp danh.

  • 01 Bản sao biên bản cuộc họp của công ty về vấn đề thay đổi trụ sở công ty;
  • Bản gốc Công văn cơ quan thuế quản lý cũ về việc chấp thuận cho chuyển quận (áp dụng trường hợp công ty thay đổi trụ sở khác quận/huyện)

Trường hợp công ty thay đổi địa chỉ công ty khách tỉnh/thành phố hồ sơ bao gồm:

  • Thông báo thay đổi trụ sở công ty cần nêu rõ và đầy đủ: tên, mã số thuế; địa chỉ công ty dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của đại diện theo pháp luật
    Điều lệ công ty đã được sửa đổi bổ sung.
  • Danh sách người đại diện theo ủy quyền nếu trường hợp là Công ty TNHH một thành viên, danh sách thành viên với Công ty TNHH hai thành viên trở lên, danh sách cổ đông đối với Công ty cổ phần, danh sách thành viên hợp danh nếu là Công ty hợp danh.
  • Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên, của Hội đồng thành viên nếu là Công ty TNHH 2 thành viên, của các thành viên hợp danh với trường hợp là công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông nếu là công ty cổ phần
  • Bản sao biên bản cuộc họp của công ty trao đổi về vấn đề thay đổi địa điểm công ty

Có bắt buộc phải thực hiện thông báo thay đổi địa chỉ công ty?

Luật Doanh nghiệp quy định các công ty sẽ phải có trách nhiệm thông báo bằng văn bản nếu thay đổi trụ sở công ty tới Cơ quan Đăng ký kinh doanh trong thời gian 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi. Trường hợp nếu công ty quá thời hạn thông báo nêu trên, các công ty sẽ bị xử phạt hành chính căn cứ theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Mức phạt các công ty sẽ phải chịu dao động từ 500.000 – 5.000.000 tùy thuộc vào thời gian mà công ty quá hạn. Cụ thể:

  • Công ty bị phạt 500.000 – 1.000.000 trường hợp quá hạn từ 1 – 30 ngày
  • Công ty bị phạt từ 1.000.000 – 2.000.000 trường hợp quá hạn từ 31 – 90 ngày
  • Công ty bị phạt từ 2.000.000 – 5.000.000 trường hợp quá hạn từ 91 ngày trở lên

Các việc cần phải làm sau khi tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Sau khi doanh nghiệp đã hoàn thành xong các thủ tục thay đổi và nhận đăng ký kinh doanh mới sẽ còn khá nhiều công việc phía sau cần giải quyết như vấn đề về con dấu, hóa đơn của công ty, thông báo tới các đối tác,… Trong đó những vấn đề liên quan đến con dấu và hóa đơn thường là những vấn đề gây khó khăn cũng như vướng mắc nhiều nhất cho các công ty.

• Về con dấu công ty
Thường đối với con dấu của công ty sẽ bao gồm tên công ty, mã số thuế và địa chỉ theo cấp quận, huyện trở lên. Vậy nên khi công ty thay đổi địa chỉ cùng quận, huyện với trụ sở cũ thì không cần thực hiện khắc lại con dấu của công ty. Và đồng thời nếu trường hợp công ty thay đổi địa chỉ khác quận huyện thì công ty cần thực hiện khắc và công bố lại con dấu.

• Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn

Trường hợp 1: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử:  Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì cần phải tiến hành làm mẫu TB04/ac gửi lên cơ quan thuế để tiến hành thay đổi địa chỉ của công ty trên hóa đơn mới.

Trường hợp công ty thay đổi trụ sở khác quận, huyện thì doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ nhưng sẽ cần có con dấu địa chỉ mới để đóng vào hóa đơn cũ. Công ty cũng cần soạn công văn để thông báo việc điều chỉnh thông tin của hóa đơn đến Chi cục thuế để xin phép tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.

Trong trường hợp công ty thay đổi trụ sở khác quận/huyện/tỉnh:

– Công ty nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi
– Công ty phải đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn
– Công ty nộp Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng
– Công ty nộp thông báo điều chỉnh hóa đơn đến cơ quan thuế
Trường hợp công ty không định sử dụng hóa đơn cũ mà dự định sử dụng hóa đơn mới thì cần nộp thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế và nộp thông báo phát hành hóa đơn mới

Các vấn đề khác khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm

Ngoài vấn đề hóa đơn và con dấu, công ty sẽ còn rất nhiều vấn đề cần giải quyết hay thông báo tới các đơn vị liên quan:
– Các công ty thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quận/huyện sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội
– Thay đổi thông tin địa chỉ chủ tài khoản đối với tài khoản ngân hàng doanh nghiệp;
– Ký phụ lục hợp đồng thay đổi địa chỉ với các hợp đồng đã ký kết và đang tiến hành công việc;
– Thay đổi mọi thông tin có liên quan có ghi nhận địa chỉ công ty trên đó;

Những câu hỏi thường gặp trong quá trình thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty

• Thay đổi trụ sở công ty có phải thông báo tới cơ quan thuế?

Việc thay đổi trụ sở công ty sẽ dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế với trường hợp thay đổi trụ sở khác quận/huyện/tỉnh/thành phố. Do vậy, công ty khi thay đổi trụ sở khác quận/huyện/tỉnh/thành phố cần tiến hành thông báo thay đổi tới cơ quan thuế quản lý để xin chuyển sang đơn vị quản lý thuế khác.

• Thay đổi trụ sở công ty có phải thông báo tới khách hàng không?

Việc thay đổi trụ sở đồng nghĩa với việc thay đổi địa điểm giao dịch và thông tin của công ty trong các hợp đồng đang thực hiện cũng như các giao dịch với khách hàng. Do vậy, khi thay đổi trụ sở, công ty nên thông báo cho khách hàng về địa điểm giao dịch mới.

• Chi phí thay đổi trụ sở công ty bao nhiêu tiền?

Chi phí để thay đổi trụ sở nếu quý công ty sử dụng dịch vụ của Việt Luật sẽ dao động từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng tùy thuộc vào độ phức tạp của từng trường hợp.

• Quyết định thay đổi trụ sở công ty ai ký?

Chủ sở hữu của công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ là những người có quyền ký quyết định thay đổi trụ sở công ty dựa trên biên bản họp và tùy từng loại hình công ty.

• Thời gian thay đổi trụ sở công ty mất bao lâu?

Thời gian thay đổi trụ sở công ty được chia theo nội dung công việc cần thực hiện như sau:
– Thời gian thực hiện thủ tục chốt thuế tại địa chỉ cũ: 7-10 ngày làm việc;
– Thời gian thay đổi trụ sở trên đăng ký kinh doanh: 3-5 ngày làm việc
– Thời gian đổi dấu và công bố mẫu dấu mới: 2-3 ngày làm việc
Do vậy tổng thời gian để quý công ty có thể thay đổi trụ sở công ty sẽ trong khoảng 12 – 18 ngày làm việc phụ thuộc vào độ phức tạp mỗi trường hợp.

hotline-dich-vu

Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty của Việt Luật

Chúng tôi đã và đang là đơn vị cung cấp pháp lý cho các công ty hơn 15 năm. Những lý do mà Việt Luật được tin tưởng nhiều như vậy:
– Việt Luật có thái độ phục vụ vô cùng tận tình và chu đáo với công việc của khách hàng
– Việt Luật có đội ngũ luật sư, chuyên viên tư vấn chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm
– Các gói dịch vụ của Việt Luật đa dạng, có thể đáp ứng mọi nhu cầu về pháp lý của khách hàng
– Chi phí dịch vụ của Việt Luật về thay đổi địa chỉ công ty hợp lý, mang lại giá trị cao

Trong quá trình cung cấp dịch vụ thay đổi trụ sở, Việt Luật cam kết sẽ thực hiện những công việc như sau:

– Việt Luật tư vấn về quy trình, thủ tục thay đổi trụ sở công ty.
– Việt Luật tư vấn về sự hợp pháp của trụ sở mới mà công ty dự định chuyển tới
– Việt Luật hướng dẫn quý công ty chuẩn bị tài liệu cho việc thay đổi trụ sở công ty;
– Việt Luật soạn thảo và nộp hồ sơ thay đổi của công ty tại cơ quan thuế và xin công văn đồng ý chuyển quận;
– Việt Luật sẽ soạn thảo hồ sơ thay đổi và nộp hồ sơ thay đổi tại phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở
– Việt Luật sẽ theo dõi hồ sơ, bổ sung và sửa chữa hồ sơ nếu có yêu cầu của chuyên viên
– Việt Luật sẽ nhận công văn từ cơ quan thuế và đăng ký kinh doanh mới đã thay đổi trụ sở và gửi đến quý công ty;
– Tiến hành khắc mới con dấu và công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia
– Việt Luật sẽ tư vấn các vấn đề pháp lý doanh nghiệp khác phát sinh sau khi thay đổi địa chỉ công ty;

Với những nội dung mà Việt Luật đã cung cấp phía trên, chắc chắn quý công ty đã hiểu rõ hơn về thủ tục thay đổi trụ sở công ty. Trong quá trình tìm hiểu, những vấn đề mà quý công ty chưa rõ sẽ được các luật sư, chuyên viên tư vấn của Việt Luật giải đáp, quý công ty có thể phản hồi, ngay khi nhận được những phản hồi, chúng tôi sẽ giải đáp thật chi tiết. Quý công ty có thể phản hồi với chúng tôi qua:  congtyvietluathanoi@gmail.com hoặc liên hệ hotline: 0965.999.345 / 0985.989.256

Những lưu ý khi tiến hành chuyển địa chỉ trụ sở công ty

  • Trước khi chuyển quận phải tiến hành kiểm tra rà soát và dừng xuất hóa đơn và nhận hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào để tiến hành nộp hồ sơ và tiến hành chuyển địa chỉ theo quy định.
  • Khi chuyển quận cần nộp thông báo tình hình sử dụng hóa đơn BC/26 và tích vào mục 3.10.
  • Trong quá trình chuyển địa chỉ doanh nghiệp không nên lấy hóa đơn đầu vào tránh việc lấy hóa đơn không đúng thông tin doanh nghiệp khiến hóa đơn bị loại
Chia sẻ bài viết:
Trụ sở Hà Nội
Văn phòng Tp.HCM

HOTLINE 0968.29.33.66 LUẬT SƯ TƯ VẤN MIỄN PHÍ