Phần mềm hóa đơn điện tử là một ứng dụng hoặc hệ thống công nghệ thông tin được sử dụng để tạo lập, phát hành, gửi nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (HĐĐT) một cách hiệu quả, bạn cần nắm rõ các bước cơ bản từ khâu chuẩn bị đến khi xuất và quản lý hóa đơn.
Nội dung bài viết
Phần mềm hóa đơn điện tử có các chức năng chính như:
Tạo lập hóa đơn điện tử: Cho phép doanh nghiệp tạo ra hóa đơn theo mẫu định sẵn, có đầy đủ thông tin theo quy định (tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, thuế, chữ ký số…).
Ký số và phát hành hóa đơn: Hóa đơn sẽ được ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp trước khi gửi cho khách hàng và cơ quan thuế.
Gửi hóa đơn cho người mua: Hóa đơn được gửi qua email, qua hệ thống của phần mềm hoặc cổng thông tin khác.
Lưu trữ và tra cứu: Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời gian quy định (thường là 10 năm), đồng thời cho phép tra cứu khi cần.
Tích hợp với hệ thống quản lý khác: Phần mềm hóa đơn điện tử thường tích hợp với hệ thống kế toán, ERP, bán hàng để đồng bộ dữ liệu.
Kết nối với cơ quan thuế: Một số phần mềm còn có tính năng kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế, đáp ứng yêu cầu về hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
Một số phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến tại Việt Nam:
- MISA meInvoice
- Viettel Invoice
- VNPT Invoice
- Fast Invoice
- BKAV eHoadon
- Newinvoice
- Easy invoice
Lợi ích của phần mềm hóa đơn điện tử
- Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn giấy
- Tăng tính minh bạch, chính xác, giảm sai sót
- Đáp ứng quy định bắt buộc của pháp luật (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC)
Thuận tiện trong việc quản lý và tra cứu hóa đơn
Cách sử dụng hoá đơn điện tử.
1. Chuẩn bị trước khi sử dụng hoá đơn điện tử
✅ Trước khi sử dụng hoá đơn điện tử doanh nghiệp cần:
-
Có đăng ký kinh doanh dưới hình thức công ty hoặc hộ kinh doanh.
-
Có chữ ký số (USB Token hoặc HSM) đã đăng ký với cơ quan thuế.
-
Đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế qua cổng Etax hoặc đăng ký phát hành hóa đơn qua phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn
-
Lựa chọn và đăng ký phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu.
2. Cài đặt và cấu hình phần mềm
- Tải và cài đặt phần mềm từ trang chính thức của nhà cung cấp.
- Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp.
- Cấu hình thông tin công ty: tên công ty, địa chỉ, MST, tài khoản ngân hàng, v.v.
- Tích hợp chữ ký số (nếu dùng loại ký trực tiếp bằng USB Token).
- Thiết lập mẫu hóa đơn: bạn có thể chọn mẫu có sẵn hoặc tùy chỉnh theo nhận diện thương hiệu.
3. Lập và phát hành hóa đơn điện tử
Các bước thông thường:
- Tạo hóa đơn mới: nhập thông tin khách hàng, hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, tổng tiền.
- Ký điện tử: ký hóa đơn bằng chữ ký số đã tích hợp.
- Gửi hóa đơn: gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc tải về dưới dạng PDF/XML.
- Phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế (nếu yêu cầu kết nối trực tiếp hoặc thông qua API).
4. Quản lý hóa đơn
-
Tra cứu hóa đơn: theo số hóa đơn, ngày tháng, mã số thuế người mua.
-
Điều chỉnh / thay thế / hủy hóa đơn: thực hiện theo đúng quy định khi có sai sót.
-
Báo cáo định kỳ: phần mềm thường hỗ trợ xuất báo cáo tổng hợp hóa đơn đã phát hành.
5. Một số lưu ý khi sử dụng
- Đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực.
- Kiểm tra thường xuyên việc kết nối với hệ thống thuế (đặc biệt với phần mềm tích hợp API).
- Thường xuyên sao lưu dữ liệu hóa đơn.
- Làm quen với quy trình lập biên bản điều chỉnh / hủy hóa đơn khi có sai sót.
Trên đây là bài viết đã nêu cụ thể hóa đơn điện tử là gì, cách sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu cần hỗ trợ phát hành hóa đơn hoặc cần tư vấn thủ tục phát hành hóa đơn vui lòng liên hệ Việt Luật để được tư vấn cụ thể.
