Cách xử lý viết sai hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được sử dụng song song với hóa đơn giấy và trong tương lai sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy để tiết kiệm được nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Vậy cách xử lý viết sai hóa đơn điện tử được thực hiện như thế nào?

1. Các trường hợp cần xử lý khi viết sai hóa đơn điện tử

Với những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại như tiết kiệm được thời gian, chi phí thực hiện thủ tục hành chính thì hóa đơn điện tử ngày càng được doanh nghiệp tin dùng để tạo ra quy trình thanh toán hiện đại và góp phần nâng cao thương hiệu của doanh nghiệp.

Theo quy định pháp luật hiện hành thì hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu về hàng hóa, dịch vụ. Việc khởi tạo, lập cũng như gửi nhận, quản lý hóa đơn sẽ được thực hiện thông qua phương tiện điện tử khi đáp ứng được các yêu cầu của Bộ Tài chính.

Khi hóa đơn điện tử được tạo lập và thực hiện thì được xử lý khi thuộc các trường hợp sau:

Thứ nhất, hóa đơn điện tử lập có sai sót và gửi cho người mua nhưng chưa tiến hành giao hàng hóa hay cung ứng dịch vụ cho người đó hoặc giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ rồi nhưng chưa tiến hành kê khai thuế: trong trường hợp này thì hai bên sẽ thỏa thuận về việc hủy hóa đơn điện tử có sai sót đó và lập hóa đơn mới theo quy định để gửi lại cho bên mua.

Thứ hai, hóa đơn điện tử có sai sót mà đã gửi cho người mua và đã tiến hành giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ và hai bên đã kê khai thuế thì bên bán sẽ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn ghi rõ lỗi sai khi viết hóa đơn, lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

  • Trường hợp mà thông tin khách hàng bị sai nhưng đúng mã số thuế thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh giấy điện tử mà không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh.
  • Trường hợp sai thông tin về mặt hàng, dịch vụ, số tiền và các bên đã tiến hành kê khai thuế thì sẽ lập hóa đơn điều chỉnh.

2. Cách xử lý khi viết sai hóa đơn điện tử

2.1. Điều chỉnh hóa đơn điện tử

Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện theo trình tự như sau:

– Tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, trong đó có ghi rõ về nội dung sai sót và nội dung điều chỉnh hóa đơn. Biên bản này phải có chữ ký và có đóng dấu của bên mua và bên bán.

– Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, ghi rõ việc điều chỉnh tăng giảm số lượng, giá bán, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng…

Doanh nghiệp bên bán sẽ ký bằng chữ số điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử đã điều chỉnh đó cho doanh nghiệp mua.

2.2. Lập hóa đơn điện tử thay thế

  • Khi lập hóa đơn điện tử thay thế thì trước tiên bên doanh nghiệp mua và doanh nghiệp bán tiến hành lập biên bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn thay thế có đóng dấu, chữ ký của cả hai bên.
  • Lập hóa đơn thay thế có ghi rõ thay thế hóa đơn số bao nhiêu, ký hiệu nào và ngày tháng năm ra sao, doanh nghiệp bán sẽ ký bằng chữ số điện tử và gửi lại hóa đơn cho bên mua.

2.3. Hủy bỏ và lập hóa đơn điện tử 

Nếu khách hàng yêu cầu hủy bỏ hóa đơn khi phát hiện sai sót thì tiến hành thủ tục hủy bỏ – lập lại hóa đơn.

Trước tiên thì các bên lập biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn có ghi rõ về nội dung đã sai sót hoặc nội dung điều chỉnh có chữ ký, đóng dấu của hai bên doanh nghiệp.

Lập hóa đơn điện tử và có dòng chữ thay thế cho hóa đơn nào, ký hiệu bao nhiêu và ngày tháng năm như thế nào.

Nếu bên mua không phải là doanh nghiệp sẽ không có chữ ký số nên việc yêu cầu có đầy đủ chữ ký điện tử trong văn bản thỏa thuận là khó. Do đó các bên có thể thỏa thuận sử dụng văn bản là bản giấy có chữ ký và đóng dấu của cả hai bên.

Có nhiều cách xử lý khi viết sai sót hóa đơn điện tử, do đó các bên có thể lựa chọn cách thức phù hợp nhất với mình để tiến hành xử lý hóa đơn sai sót. Để tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này, liên hệ ngay đến dịch vụ phát hành hóa đơn điện tử tại Việt Luật để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.

Chia sẻ bài viết:
Trụ sở Hà Nội
Văn phòng Tp.HCM

HOTLINE 0968.29.33.66 LUẬT SƯ TƯ VẤN MIỄN PHÍ