Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật

Người đại diện pháp luật của công ty có thể là người trong công ty hoặc là người được công ty thuê. Trong quá trình hoạt động kinh doanh theo thời gian dài công ty sẽ có nhiều thay đổi, trường hợp công ty có nhu cầu thay đổi người đại diện theo pháp luật. Để thay đổi được người đại diện pháp luật, công ty sẽ phải tiến hành thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.

 Tầm quan trọng của người đại diện pháp luật

 Điều kiện làm người đại diện theo pháp luật của công ty

 Để trở thành đại diện pháp luật của một công ty, các cá nhân phải có đầy đủ các điều kiện sau:

• Cá nhân phải từ đủ 18 tuổi trở lên;
• Cá nhân có đầy đủ năng lực hành vi dân sự quy định tại Luật dân sự 2015
• Cá nhân không thuộc đối tượng bị cấm thành lập mới và quản lý doanh nghiệp;
• Cá nhân hiện không là đại diện pháp luật của các công ty, cơ sở đang bị treo mã số thuế trên dữ liệu quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp quốc gia;
• Người đại diện pháp luật không nhất thiết phải là người góp vốn trong công ty.

Chức danh người đại diện theo pháp luật của công ty có thể lựa chọn bao gồm:

• Giám đốc công ty;
• Tổng Giám đốc công ty;
• Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
• Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm chức vụ Tổng giám đốc hoặc Giám đốc với công ty cổ phần;
• Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc hoặc Giám đốc với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
• Chủ tịch Hội đồng thành viên với công ty TNHH hai thành viên trở lên;
• Chủ tịch công ty với công ty TNHH 1 thành viên.
• Hoặc các chức danh khác có quy định tại Điều lệ của công ty hoặc quy định tại pháp luật.doanh nghiệp

 Thủ tục, hồ sơ tiến hành thay đổi người đại diện theo pháp luật

Hồ sơ quý công ty cần chuẩn bị trong trường hợp mong muốn thay đổi người đại diện pháp luật của công ty:

• Chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu hoặc căn cước công dân của người đại diện pháp luật mới phải còn  thời hiệu giá trị sử dụng
• Bản gốc của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty. Riêng với việc thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật tại Hà Nội thì không yêu cầu nộp lại bản gốc của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
• Biên bản họp của công ty về việc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh cụ thể thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty;
• Quyết định về việc thay đổi người đại diện pháp luật của công ty;
• Mẫu thông báo thay đổi nội dung thông tin đăng ký thuế;
• Văn bản ủy quyền cho Việt Luật thực hiện các thủ tục trên.

Lưu ý: Khi công ty tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật, nếu trên đăng ký doanh nghiệp chưa có thông tin về số điện thoại hoặc chưa được bố cáo trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hay chưa phân mã ngành theo hệ thống mã ngành thì doanh nghiệp cần thực hiện, bổ sung để tiến hành thủ tục thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật.

•  Số hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp cần chuẩn bị: 02 bộ gồm 01 bộ nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh và 01 bộ được lưu tại công ty;
•  Thời gian thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật của công ty: 05 – 07 ngày làm việc.
•  Nơi tiếp nhận hồ sơ thay đổi: Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh

 Một số việc công ty cần làm sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

• Công ty cần thay đổi người ký trong chữ ký số;
• Trường hợp đại diện pháp luật cũ của công ty là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thì sau khi đã thay đổi đại diện pháp luật nếu công ty có nhu cầu thay đổi thì cần làm thủ tục thay đổi luôn;
• Công ty cần thông báo tớ các bạn hàng, đối tác, các cơ quan liên quan khác như cơ quan bảo hiểm,…;
• Đối với các công ty có giấy phép sau khi thành lập như giấy phép kinh doanh lữ hành, kinh doanh dịch vụ vận tải, vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự thì công ty cần phải thực hiện thủ tục thay đổi nội dung các giấy phép vì trên giấy phép có thông tin theo người đại diện theo pháp luật cũ;
• Thay đổi người đại diện pháp luật gắn với việc chuyển nhượng vốn cho đại diện pháp luật mới sẽ cần lưu ý các thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng và tiến hành nộp thuế thu nhập trường hợp phát sinh thu nhập chịu thuế.
• Sau khi công ty thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật hoàn tất sẽ cần thực hiện việc đăng bố cáo thay đổi tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Một số quy định đặc biệt về người đại diện theo pháp luật theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020

– Người đại diện pháp luật của công ty là cá nhân đại diện thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ các giao dịch của công ty, đại diện cho công ty với các tư cách trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác được quy định theo pháp luật hiện hành.

– Với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần đều có thể có một hay nhiều người đại diện pháp luật. Tại điều lệ doanh nghiệp sẽ quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý cũng như quyền và nghĩa vụ của người đại diện pháp luật của công ty.

– Các công ty phải luôn đảm bảo có ít nhất một đại diện pháp luật có cư trú tại Việt Nam. Trường hợp công ty chỉ có một đại diện theo pháp luật thì cá nhân đó bắt buộc phải cư trú ở Việt Nam và trường hợp có xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của đại diện pháp luật. Người đại diện pháp luật sẽ phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền trong trường hợp trên. Trường hợp khi hết thời hạn ủy quyền mà đại diện pháp luật của công ty chưa trở lại Việt Nam và cũng không có ủy quyền khác thì sẽ thực hiện theo quy định sau đây:

• Người được ủy quyền tiếp tục các quyền và nghĩa vụ của người đại diện pháp luật của công ty trong phạm vi đã được ủy quyền đến khi người đại diện pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty;
• Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh trong phạm vi được ủy quyền đến khi đại diện pháp luật của công ty trở lại làm việc hoặc đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, quyết định cử cá nhân khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

– Trường hợp công ty chỉ có một đại diện theo pháp luật và cá nhân này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cá nhân khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của đại diện pháp luật của công ty hoặc đã chết, mất tích, bị tạm giam, kết án tù, hay bị hạn chế, mất năng lực hành vi dân sự thì chủ sở hữu của công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị của công ty có thể cử người khác làm đại diện theo pháp luật của công ty.

–  Đối với công ty TNHH có hai thành viên, trường hợp có thành viên làm đại diện theo pháp luật bị tạm giam, kết án tù, trốn khỏi nơi cư trú, bị mất hay hạn chế năng lực hành vi dân sự, đã bị Tòa án tước quyền hành nghề vì tội buôn lậu, làm hàng giả, kinh doanh trái phép, trốn thuế hoặc các tội khác theo quy định của Bộ luật hình sự, các thành viên còn lại đương nhiên sẽ là đại diện theo pháp luật của công ty đến khi có quyết định của Hội đồng thành viên về  đại diện theo pháp luật của công ty.

–  Đối với công ty cổ phần, trường hợp Chủ tịch của Hội đồng thành viên bị tạm giam hay đi khỏi nơi cư trú hoặc bị mắc bệnh tâm thần, không làm chủ hành vi của mình, không thể ký tên hoặc từ chối ký tên vào Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi người đại diện theo pháp luật thì phải cần có họ tên, chữ ký của các thành viên thuộc Hội đồng quản trị khi tham dự cuộc họp và ký vào Thông báo thay đổi đại diện pháp luật của công ty.

Với một số trường hợp đặc biệt, Tòa án có thẩm quyền có quyền chỉ định người đại diện pháp luật của công ty trong quá trình tố tụng tại Tòa án.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014, quy định hạn chế Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của công ty cổ phần không được đồng thời làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của các công ty khác đã được loại bỏ. Do đó, hiện nay một cá nhân có thể là đại diện theo pháp luật với chức danh Giám đốc, Tổng giám đốc của nhiều công ty với nhiều loại hình và không bị hạn chế số lượng công ty.

 Dịch vụ của Việt Luật về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Việt Luật sẽ tư vấn, kiểm tra điều kiện đối của người đại diện theo pháp luật mới của công ty;
• Việt Luật tư vấn chức danh cho người đại diện theo pháp luật mới phù hợp với nhu cầu của công ty, loại hình công ty;
• Việt Luật hỗ trợ soạn thảo hồ sơ thay đổi người đại diện cho công ty;
• Việt Luật đại diện Quý công ty nộp hồ sơ đồng thời theo dõi quá trình thực hiện thủ tục thay đổi tại cơ quan đăng ký doanh nghiệp tới khi có kết quả cuối cùng và bàn giao cho Quý công ty;
• Việt Luật đại diện Quý công ty thực hiện công bố thông tin thay đổi của công ty trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Việt Luật tư vấn cho Quý công ty các thủ tục cần thực hiện sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật như: thông báo cho khách hàng, đối tác, ngân hàng và thay đổi các loại giấy phép con trong đó có ghi nhận thông tin của người đại diện theo pháp luật cũ