Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong những nội dung thay đổi đăng ký kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải cá nhân, tổ chức doanh nghiệp nào cũng nắm được các thủ tục liên quan đến thay đổi người đại diện theo pháp luật. Trước khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ các quy định của pháp luật về điều kiện thay đổi người đại diện pháp luật, chi phí thay đổi người đại diện theo pháp luật. Thủ tục và hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật như thế nào? Hiểu được những khó khăn,vướng mắc đó, Việt Luật xin gửi tới quý doanh nghiệp hướng dẫn đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật dưới đây.

Người đại diện theo pháp luật là gì?

 nguoi-dai-dien-theo-phap-luat-la-gi
Người đại diện theo pháp luật là gì?

Người đại diện theo pháp luật của công ty là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp; người nhân danh và vì lợi ích của công ty xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Người đại diện pháp luật của công ty sẽ là cá nhân đại diện cho công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của công ty, đại diện cho công ty với nhiều tư cách trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho công ty ký kết các hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, hồ sơ cơ quan thuế.

Công ty có thể có 1 hoặc nhiều đại diện pháp luật. Các công ty phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện pháp luật có cư trú tại Việt Nam.

Quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật

– Tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên;

– Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty;

– Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;

– Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty;

– Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm người quản lý trong công ty, trừ chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên;

– Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên;

– Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty;

– Trình báo cáo tài chính hằng năm lên Hội đồng thành viên;

– Kiến nghị phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;

– Tuyển dụng lao động;

 Điều kiện làm người đại diện theo pháp luật

Thay đổi đại diện theo pháp luật là thủ tục quan trọng của doanh nghiệp, ảnh hướng rất lớn đến hoạt động của công ty. Nhất là các hợp đồng, dự án kinh tế đang thực hiện. Do đó, khi quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật, cần xem xét kỹ các điều kiện xem người mới có đáp ứng được hay không. Để trở thành đại diện pháp luật của một công ty, các cá nhân phải có đầy đủ các điều kiện sau:

  • Cá nhân phải từ đủ 18 tuổi trở lên;
  • Cá nhân có đầy đủ năng lực hành vi dân sự quy định tại Bộ luật dân sự hiện hành;
  • Cá nhân không thuộc các đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp;
  • Cá nhân hiện không là đại diện pháp luật của các công ty, cơ sở đang bị treo mã số thuế trên dữ liệu quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp quốc gia;

Lưu ý: Người đại diện pháp luật không nhất thiết phải là người góp vốn/mua cổ phần trong công ty (có thể thuê); Khi công ty có quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật thì phải thực hiện đăng ký thay đổi với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày. Việc chậm trễ đăng ký thay đổi có thể doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp. Do đó, để đảm bảo về pháp lý, thông thường các doanh nghiệp sẽ lựa chọn dịch vụ thực hiện trọn gói để tránh các rủi ro.

Chức danh người đại diện theo pháp luật của công ty có thể lựa chọn bao gồm:

  • Giám đốc;
  • Tổng Giám đốc;
  • Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
  • Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm chức vụ Tổng giám đốc hoặc Giám đốc với công ty cổ phần;
  • Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc hoặc Giám đốc với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
  • Chủ tịch Hội đồng thành viên với công ty TNHH hai thành viên trở lên;
  • Chủ tịch công ty với công ty TNHH 1 thành viên.
  • Hoặc các Chức danh khác có quy định tại Điều lệ của công ty hoặc quy định tại pháp luật doanh nghiệp.

Quy trình thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp có thể thay đổi hoặc bổ sung thêm người đại diện theo pháp luật. Quy trình thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật được thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ hợp lệ để đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm:

  • Bản sao Chứng minh thư nhân dân/Hộ chiếu hoặc Căn cước công dân của người đại diện pháp luật mới còn thời hạn sử dụng;
  • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh theo mẫu (thay đổi thông tin thuế);
  • Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật theo mẫu;
  • Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần nếu việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ/Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty hợp danh của công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty;
  • Riêng đối với công ty cổ phần, trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật mà không làm thay đổi chức danh, không làm thay đổi nội dung Điều lệ ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
  • Quyết định thay đổi người đại diện pháp luật của Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; Quyết định của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên/công ty hợp danh; Quyết định của Chủ sở hữu về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
  • Văn bản ủy quyền cho Việt Luật thực hiện các thủ tục soạn hồ sơ, nộp hồ sơ, đóng lệ phí Nhà nước và nhận kết quả.

Lưu ý: Khi công ty tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật, nếu công ty có các thông tin chưa được cập nhật theo quy định hiện hành về: số điện thoại/email là bắt buộc, ngành nghề kinh doanh, các thông tin khác thì cần mã hóa thông tin theo đúng quy định hiện hành trong hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật lên Cơ quan đăng ký kinh doanh

Hình thức nộp: Nộp trực tuyến thông qua Chữ ký số cá nhân hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh trên Công thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý: Không sử dụng Chữ ký số công ty để thực hiện các thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Bộ phận tiếp nhận và xử lý: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh nơi công ty đóng trụ sở chính.

Thời gian xử lý: 03-05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký qua mạng, Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Bước 3: Nhận kết quả

Trường hợp hồ sơ hợp lệ và đáp ứng đủ các điều kiện về thay đổi người đại diện theo pháp luật thì doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật mới chính thức từ thời điểm Phòng Đăng ký kinh doanh chấp thuận hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo sửa đổi, bổ sung bằng văn bản và nêu rõ nội dung cần sửa đổi. Doanh nghiệp sửa và nộp lại hồ sơ theo quy định. Thời gian cử lý hồ sơ tính từ thời điểm Phòng Đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật trên hệ thống.

Những nội dung công ty cần làm sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty cần lưu ý những nội dung sau:

  • Thông báo với đối tác, khách hàng của doanh nghiệp về việc có sự thay đổi người đại diện theo pháp luật.
  • Thông báo với cơ quan bảo hiểm;
  • Thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật trên Chữ ký số của doanh nghiệp;
  • Trường hợp đại diện pháp luật cũ của công ty là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thì sau khi đã thay đổi đại diện pháp luật nếu công ty có nhu cầu thay đổi thì cần làm thủ tục thay đổi luôn;
  • Thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật tại ngân hàng doanh nghiệp đang sử dụng. Vì thông tin Ngân hàng sẽ không tự cập nhật mà vẫn là thông tin của người đại diện pháp luật cũ.
  • Trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật cùng với việc chuyển nhượng vốn/cổ phần trong công ty thì phải thực hiện các thủ tục kê khai/đóng thuế thu nhập cá nhân (nếu có) theo quy định về pháp luật thuế;
  • Thực hiện thay đổi thông tin về người đại diện theo pháp luật trên các giấy phép kinh doanh của công ty (nếu có).
  • Thực hiện thay đổi thông tin trên các giấy tờ pháp lý khác có liên quan đến người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Quy định đặc biệt về người đại diện theo pháp luật

Căn cứ vào Luật Doanh nghiệp hiện hành:

– Người đại diện pháp luật của công ty là cá nhân đại diện thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ các giao dịch của công ty, đại diện cho công ty với các tư cách trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác được quy định theo pháp luật hiện hành.

– Với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần đều có thể có một hay nhiều người đại diện pháp luật. Tại Điều lệ doanh nghiệp sẽ quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý cũng như quyền và nghĩa vụ của người đại diện pháp luật của công ty.

– Các công ty phải luôn đảm bảo có ít nhất một đại diện pháp luật có cư trú tại Việt Nam. Trường hợp công ty chỉ có một đại diện theo pháp luật thì cá nhân đó bắt buộc phải cư trú ở Việt Nam và trường hợp có xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của đại diện pháp luật. Người đại diện pháp luật sẽ phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền trong trường hợp trên. Trường hợp khi hết thời hạn ủy quyền mà đại diện pháp luật của công ty chưa trở lại Việt Nam và cũng không có ủy quyền khác thì sẽ thực hiện theo quy định sau đây:

  • Người được ủy quyền tiếp tục các quyền và nghĩa vụ của người đại diện pháp luật của công ty trong phạm vi đã được ủy quyền đến khi người đại diện pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty;
  • Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh trong phạm vi được ủy quyền đến khi đại diện pháp luật của công ty trở lại làm việc hoặc đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, quyết định cử cá nhân khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

– Trường hợp công ty chỉ có một đại diện theo pháp luật và cá nhân này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cá nhân khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của đại diện pháp luật của công ty hoặc đã chết, mất tích, bị tạm giam, kết án tù, hay bị hạn chế, mất năng lực hành vi dân sự thì chủ sở hữu của công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị của công ty có thể cử người khác làm đại diện theo pháp luật của công ty.

–  Đối với công ty TNHH có hai thành viên, trường hợp có thành viên làm đại diện theo pháp luật bị tạm giam, kết án tù, trốn khỏi nơi cư trú, bị mất hay hạn chế năng lực hành vi dân sự, đã bị Tòa án tước quyền hành nghề vì tội buôn lậu, làm hàng giả, kinh doanh trái phép, trốn thuế hoặc các tội khác theo quy định của Bộ luật hình sự, các thành viên còn lại đương nhiên sẽ là đại diện theo pháp luật của công ty đến khi có quyết định của Hội đồng thành viên về đại diện theo pháp luật của công ty.

–  Đối với công ty cổ phần, trường hợp Chủ tịch của Hội đồng thành viên bị tạm giam hay đi khỏi nơi cư trú hoặc bị mắc bệnh tâm thần, không làm chủ hành vi của mình, không thể ký tên hoặc từ chối ký tên vào Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi người đại diện theo pháp luật thì phải cần có họ tên, chữ ký của các thành viên thuộc Hội đồng quản trị khi tham dự cuộc họp và ký vào Thông báo thay đổi đại diện pháp luật của công ty.

Với một số trường hợp đặc biệt, Tòa án có thẩm quyền có quyền chỉ định người đại diện pháp luật của công ty trong quá trình tố tụng tại Tòa án.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp hiện hành, quy định hạn chế Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của công ty cổ phần không được đồng thời làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của các công ty khác đã được loại bỏ. Do đó, hiện nay một cá nhân có thể là đại diện theo pháp luật với chức danh Giám đốc, Tổng giám đốc của nhiều công ty với nhiều loại hình và không bị hạn chế số lượng công ty.

Dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật của Việt Luật

Việt Luật hy vọng bài viết trên đây đã có thể giúp quý công ty hiểu rõ hơn phần nào về thủ tục và hồ sơ trước khi quyết định thay đổi đại diện pháp luật của công ty. Khi cần thực hiện dịch vụ thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, quý công ty vui lòng liên hệ Việt Luật để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ làm các thủ tục với chi phí thay đổi người đại diện theo pháp luật chỉ 1.000.000 đồng bao gồm:

  • Việt Luật sẽ tư vấn, kiểm tra điều kiện đối của người đại diện theo pháp luật mới của công ty;
  • Việt Luật tư vấn chức danh cho người đại diện theo pháp luật mới phù hợp với nhu cầu của công ty, loại hình công ty;
  • Việt Luật hỗ trợ soạn thảo hồ sơ thay đổi người đại diện cho công ty;
  • Việt Luật đại diện Quý công ty nộp hồ sơ đồng thời theo dõi quá trình thực hiện thủ tục thay đổi tại cơ quan đăng ký doanh nghiệp tới khi có kết quả cuối cùng và bàn giao cho Quý công ty;
  • Việt Luật đại diện Quý công ty thực hiện công bố thông tin thay đổi của công ty trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
  • Trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật gắn liền với việc chuyển nhượng vốn/cổ phần trong công ty. Việt Luật sẽ hỗ trợ tư vấn và soạn hoàn toàn miễn phí hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân theo quy định về pháp luật thuế.
  • Việt Luật tư vấn cho Quý công ty các thủ tục cần thực hiện sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật như: thông báo cho khách hàng, đối tác, ngân hàng và thay đổi các loại giấy phép con trong đó có ghi nhận thông tin của người đại diện theo pháp luật cũ.

Nếu công ty đang làm có những thay đổi về đại diện pháp luật, quý công ty nên chú ý để tránh những phát sinh về mặt pháp lý sau này. Trên đây là thủ tục Việt Luật cung cấp đến quý công ty để có thể thực hiện thủ tục này tuy nhiên để tránh các nội dung  phức tạp và đảm bảo hồ sơ của quý công ty được hợp lệ nhanh chóng, bạn có thể sử dụng đến dịch vụ thay đổi đại diện pháp luật của Việt Luật. Để tham khảo nhiều hơn thì quý công ty có thể liên hệ với Việt Luật qua: 0965 999 345

Chia sẻ bài viết:
Trụ sở Hà Nội
Văn phòng Tp.HCM

HOTLINE 0968.29.33.66 LUẬT SƯ TƯ VẤN MIỄN PHÍ